Οι δραστηριότητες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

 

 

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει ένα μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών ελέγχου, βασισμένο σε μια κατάλληλη μέθοδο αξιολόγησης κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά / Εκτελεστικά Όργανα του Πανεπιστημίου ή την Επιτροπή Ελέγχου. Το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου υποβάλλεται για έγκριση στην Επιτροπή Ελέγχου, στην αρχή του έτους και αναθεωρείται σε οποιοδήποτε στάδιο κατά τη διάρκεια του έτους, όταν κριθεί αναγκαίο.

 

 

 

Οι εργασίες ελέγχου αρχίζουν με μιαν εναρκτήρια συνάντηση, για συζήτηση μεταξύ Λειτουργών της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και Λειτουργών του ελεγχόμενου Τμήματος / Υπηρεσίας, του σκοπού και στόχου του ελέγχου. Οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν χωρίς καμία ειδοποίηση ή συνάντηση, αν κριθεί ότι ο αιφνίδιος έλεγχος διασφαλίζει καλύτερα την επιτυχία των στόχων του ελέγχου.

 

 

Εφόσον κάθε έλεγχος είναι μοναδικός, οι διαδικασίες διεξαγωγής ελέγχου μπορεί να διαφέρουν. Σ' έναν τυπικό έλεγχο, οι Λειτουργοί της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, που σχεδιάστηκαν και υιοθετήθηκαν σε ένα Τμήμα / Υπηρεσία και ελέγχουν τη συμβατότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται, με τα συστήματα αυτά.

 

 

Με την ολοκλήρωση των εργασιών ελέγχου επισημαίνονται όλα τα θέματα/ζητήματα τα οποία χρήζουν ενημέρωσης ή/και περαιτέρω διευκρινίσεων από τους ενδιαφερόμενους.

 

Στην τελική διευκρινιστική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους Λειτουργούς των Υπηρεσιών/Τμημάτων, γίνεται παρουσίαση των θεμάτων/ζητημάτων, διαπιστώσεων και εισηγήσεων και προσδιορίζονται οι τελικές απόψεις και εισηγήσεις.

 

 

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής αποστέλλει, μέσω του Πρύτανη, την τελική του Έκθεση στους ενδιαφερόμενους, για τυχόν σχόλια / απόψεις / εισηγήσεις.

 

Η τελική Έκθεση Ελέγχου περιλαμβάνει:

 

- Περίληψη (executive summary) με τα σημαντικότερα συμπεράσματα και εισηγήσεις.

 

- Λεπτομερή Έκθεση με τις παρατηρήσεις, διαπιστώσεις, συμπεράσματα και εισηγήσεις.

 

- Τυχόν άλλα στοιχεία / αναφορές / έγγραφα κριθούν αναγκαία.

 

Τα σχόλια / απόψεις / εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στον Εσωτερικό Ελεγκτή, εντός 15 ημερών από την ημερομηνία αποστολής της τελικής Έκθεσης. Η μη λήψη απάντησης, εντός του πιο πάνω χρονικού πλαισίου, θα ερμηνεύεται ότι οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν οποιαδήποτε σχόλια/απόψεις ή εισηγήσεις και ότι συμφωνούν με το περιεχόμενο, τα συμπεράσματα και τις εισηγήσεις της Έκθεσης.

 

Η τελική Έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, μαζί με τις απόψεις/σχόλια/εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου, για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο.

 

 

Η Επιτροπή Ελέγχου μελετά την Έκθεση Ελέγχου και τα σχετικά σχόλια/απόψεις των ενδιαφερομένων και υποβάλλει τις εισηγήσεις της στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, για λήψη απόφασης.

 

Οι Εκθέσεις του Εσωτερικού Ελεγκτή δεν συζητούνται σε άλλο Σώμα/Επιτροπή πριν τύχουν μελέτης από την Επιτροπή Ελέγχου.