1. Τι είναι ο Εσωτερικός Έλεγχος και πώς συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστημίου;
2. Ποιά είναι η αποστολή και οι στόχοι του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Κύπρου;
3. Τι είδους εργασίες ελέγχου διεξάγει ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Κύπρου;
4. Πώς ετοιμάζεται και εγκρίνεται το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Κύπρου;
5. Πώς γίνεται η ανάθεση εντολών/οδηγιών στον Εσωτερικό Ελεγκτή, για διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών;
6. Ποιά στάδια περιλαμβάνει ένας συνηθισμένος / τυπικός έλεγχος;
7. Ποιός είναι ο ρόλος της Επιτροπής Ελέγχου;
8. Τι πρέπει να κάνω εάν υποψιαστώ ότι μέλος του προσωπικού του Πανεπιστημίου Κύπρου πιθανό να διαπράττει οικονομική απάτη ή κάνει κατάχρηση εξουσίας και Αρχών Χρηστής Διοίκησης;
9. Μπορεί να γίνει μια ανώνυμη καταγγελία στον Εσωτερικό Ελεγκτή;
10. Ποιά τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου σε έναν οργανισμό;
Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Πανεπιστημίου Κύπρου. Βοηθά το Πανεπιστήμιο να επιτύχει τους στόχους του, υιοθετώντας μια συστηματική και επαγγελματική προσέγγιση για την αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης.
Αποστολή του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου είναι η προσφορά ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης, των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης, συμβάλλοντας ουσιαστικά και αποτελεσματικά στην επίτευξη των στόχων της Διοίκησης του Πανεπιστημίου.
Οι στόχοι του Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνουν:
• Την ανεξάρτητη τροφοδότηση και καθοδήγηση της Διοίκησης του Πανεπιστημίου με τα απαραίτητα στοιχεία, πληροφορίες, συμπεράσματα και εισηγήσεις, για λήψη κατάλληλων διορθωτικών μέτρων και αποφάσεων.
• Την ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Εγκυκλίους και Αποφάσεις των Σωμάτων / Eπιτροπών και άλλων Οργάνων.
• Τη διασφάλιση των Θεσμών και Αρχών της Χρηστής Διοίκησης.
• Τη διασφάλιση της αποτελεσματικής αξιοποίησης και διαχείρισης των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου.
• Τη διαφύλαξη και διασφάλιση των Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου.
• Τον έλεγχο της αποδοτικής και αποτελεσματικής λειτουργίας των δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου, με στόχο τη μελλοντική βελτίωσή τους.
• Τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, των δικλίδων ασφαλείας, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, των στρατηγικών και της διαχείρισης των τομέων υψηλού κινδύνου.
• Τον έλεγχο των πληροφορικών συστημάτων και των ελέγχων που ενσωματώνονται σε αυτά, για να υποστηρίξουν τις διαδικασίες και στόχους του Πανεπιστημίου.
Οι εργασίες ελέγχου, του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Κύπρου, διακρίνονται σε προγραμματισμένες και μη προγραμματισμένες.
• Προγραμματισμένες εργασίες
Οι προγραμματισμένες εργασίες του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου εγκρίνονται από την Επιτροπή Ελέγχου του Συμβουλίου, μέσω του Προγράμματος Εργασιών Ελέγχου.
• Μη Προγραμματισμένες εργασίες
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής μπορεί αυτεπάγγελτα ή με οδηγίες του Προέδρου του Συμβουλίου ή του Πρύτανη, που υποβάλλονται μέσω της Επιτροπής Ελέγχου, να προβεί σε ειδικές έρευνες, μελέτες ή ελέγχους όταν οι συνθήκες, οι καταστάσεις ή τα νέα δεδομένα που δημιουργούνται το επιβάλλουν.
4. Πώς ετοιμάζεται και εγκρίνεται το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου του Πανεπιστημίου Κύπρου;
Ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει ένα μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών ελέγχου, βασισμένο στην αξιολόγηση κινδύνων ή ανησυχιών, που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά / Εκτελεστικά Όργανα του Πανεπιστημίου ή την Επιτροπή Ελέγχου, στη συχνότητα και σημαντικότητα των συναλλαγών και στη σημασία της έγκαιρης και έγκυρης ενημέρωσης για την τήρηση της Νομιμότητας και των Αρχών Χρηστής Διοίκησης. Το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου υποβάλλεται για έγκριση στην Επιτροπή Ελέγχου, στην αρχή του έτους και αναθεωρείται σε οποιοδήποτε στάδιο κατά τη διάρκεια του έτους, όταν κριθεί αναγκαίο.
Η ανάθεση εντολών / οδηγιών στον Εσωτερικό Ελεγκτή, για διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών, γίνεται ως ακολούθως:
• Ο Πρόεδρος του Συμβουλίου και ο Πρύτανης δύνανται να ζητούν τη διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών. Ο Πρύτανης μπορεί να χρησιμοποιεί ποσοστό μέχρι 20% του χρόνου του Εσωτερικού Ελεγκτή, για ανάθεση ειδικών ερευνών στο πλαίσιο της άσκησης των δικών του καθηκόντων, σε συνεννόηση με τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου.
• Αξιωματούχοι του Πανεπιστημίου (Αντιπρυτάνεις, Διευθυντής Διοίκησης και Οικονομικών) μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα για διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών, στον Πρύτανη. Ο Πρύτανης τα αξιολογεί και τα υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου, για λήψη απόφασης.
• H Επιτροπή Ελέγχου αποφασίζει για την αναγκαιότητα διεξαγωγής της Ειδικής Έρευνας ή άλλης εργασίας και καθορίζει τη σειρά προτεραιότητάς της.
• Ο Εσωτερικός Ελεγκτής έχει εξουσία να επιλέγει αυτεπάγγελτα θέματα για έλεγχο, να καθορίζει τα πεδία εργασίας και να υιοθετεί τεχνικές που απαιτούνται για να επιτύχει τους ελεγκτικούς του στόχους.
(α) Εναρκτήρια Συνάντηση
Οι εργασίες ελέγχου αρχίζουν με μιαν εναρκτήρια συνάντηση, για συζήτηση μεταξύ Λειτουργών του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου και Λειτουργών του ελεγχόμενου Τμήματος / Υπηρεσίας, του σκοπού και στόχου του ελέγχου. Οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν χωρίς καμία ειδοποίηση ή συνάντηση, αν κριθεί ότι ο αιφνίδιος έλεγχος διασφαλίζει καλύτερα την επιτυχία των στόχων του ελέγχου.
(β) Διεξαγωγή Εργασιών Ελέγχου
Εφόσον κάθε έλεγχος είναι μοναδικός, οι διαδικασίες διεξαγωγής ελέγχου μπορεί να διαφέρουν. Σ' έναν τυπικό έλεγχο, οι Λειτουργοί του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, που σχεδιάστηκαν και υιοθετήθηκαν σε ένα Τμήμα / Υπηρεσία και ελέγχουν τη συμβατότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται, με τα συστήματα αυτά.
(γ) Τελική Συνάντηση
Με την ολοκλήρωση των εργασιών ελέγχου επισημαίνονται όλα τα θέματα/ζητήματα τα οποία χρήζουν ενημέρωσης ή/και περαιτέρω διευκρινίσεων από τους ενδιαφερόμενους.
Στην τελική διευκρινιστική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους Λειτουργούς των Υπηρεσιών/Τμημάτων, γίνεται παρουσίαση των θεμάτων/ζητημάτων, διαπιστώσεων και εισηγήσεων και προσδιορίζονται οι τελικές απόψεις και εισηγήσεις.
(δ) Ετοιμασία και Αποστολή Έκθεσης Ελέγχου για Σχόλια / Απόψεις / Εισηγήσεις
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής αποστέλλει, μέσω του Πρύτανη, την τελική του Έκθεση στους ενδιαφερόμενους, για τυχόν σχόλια/απόψεις/εισηγήσεις.
Η τελική Έκθεση Ελέγχου περιλαμβάνει:
- Περίληψη (executive summary) με τα σημαντικότερα συμπεράσματα και εισηγήσεις.
- Λεπτομερή Έκθεση με τις παρατηρήσεις, διαπιστώσεις, συμπεράσματα και εισηγήσεις.
- Τυχόν άλλα στοιχεία / αναφορές / έγγραφα κριθούν αναγκαία.
Τα σχόλια/απόψεις/εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στον Εσωτερικό Ελεγκτή, εντός 15 ημερών από την ημερομηνία αποστολής της τελικής Έκθεσης. Η μη λήψη απάντησης, εντός του πιο πάνω χρονικού πλαισίου, θα ερμηνεύεται ότι, οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν οποιαδήποτε σχόλια / απόψεις ή εισηγήσεις και ότι συμφωνούν με το περιεχόμενο, τα συμπεράσματα και τις εισηγήσεις της Έκθεσης.
Η τελική Έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, μαζί με τις απόψεις/σχόλια των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο.
(ε) Μελέτη Έκθεσης από την Επιτροπή Ελέγχου
Η Επιτροπή Ελέγχου μελετά την Έκθεση Ελέγχου και τα σχετικά σχόλια/ απόψεις των ενδιαφερομένων και υποβάλλει τις εισηγήσεις της στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, για λήψη απόφασης.
Οι Εκθέσεις του Εσωτερικού Ελεγκτή δεν συζητούνται σε άλλο Σώμα/Επιτροπή πριν τύχουν μελέτης από την Επιτροπή Ελέγχου.
(στ) Παρακολούθηση Υλοποίησης των Αποφάσεων (Follow Up)
Ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου παρακολουθεί την υλοποίηση των αποφάσεων του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου και ενημερώνει ανάλογα την Επιτροπή Ελέγχου.
Η Επιτροπή Ελέγχου αποτελεί συμβουλευτικό Όργανο του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου Κύπρου. Υποβάλλει τις εισηγήσεις της προς το Συμβούλιο με στόχο τη βελτίωση των εσωτερικών συστημάτων και διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου, την αποτελεσματική διαχείριση των οικονομικών του πόρων, τη διασφάλιση των Περιουσιακών του Στοιχείων, τη διαχείριση των κινδύνων και την αξιολόγηση των διαδικασιών διακυβέρνησης.
Τα καθήκοντα της Επιτροπής Ελέγχου δεν αντικαθιστούν, ούτε επαναλαμβάνουν τις Διοικητικές Ευθύνες ή Αποστολές. Η Επιτροπή Ελέγχου μέσα στα πλαίσια του συμβουλευτικού της ρόλου, καθοδηγεί το Συμβούλιο, σε πολιτικές και αποφάσεις, που επιβεβαιώνουν την τήρηση των Νόμων, Κανονισμών, Κανόνων και αποφάσεων των Διοικητικών Αρχών, τις ακριβείς οικονομικές καταστάσεις, την υγιή διαχείριση των κινδύνων και την ηθική συμπεριφορά.
8. Τί πρέπει να κάνω εάν υποψιαστώ ότι μέλος του προσωπικού του Πανεπιστημίου Κύπρου πιθανό να διαπράττει οικονομική απάτη ή κάνει κατάχρηση εξουσίας και Αρχών Χρηστής Διοίκησης;
Ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου εισηγείται όπως, το μέλος του προσωπικού κοινοποιήσει, το συντομότερο δυνατό, την υποψία/καταγγελία/παρατήρησή του στον Προϊστάμενο του. Εάν για οποιοδήποτε λόγο, το μέλος δεν νοιώθει άνετα να κοινοποιήσει το θέμα στον Προϊστάμενό του, τότε θα πρέπει να αποταθεί στο Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών ή/και σε υψηλότερο επίπεδο. Εάν για οποιοδήποτε λόγο η ανησυχία ή η υποψία του δεν τύχουν της δέουσας προσοχής, μπορεί να επικοινωνήσει προφορικώς ή/και γραπτώς με τον Εσωτερικό Ελεγκτή.
Για να μπορεί μια καταγγελία να αξιολογηθεί κατάλληλα και να τύχει ορθής διερεύνησης, ο Εσωτερικός Ελεγκτής εισηγείται όπως, αυτή υποβάλλεται επώνυμα.
Είναι σημαντικό, να κοινοποιηθούν στον Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου, όλες οι σχετικές πληροφορίες, για να μπορούν εάν απαιτείται στη συνέχεια, να διερευνηθούν κατάλληλα. Ως εκ τούτου, συστήνεται η προσωπική επαφή με τον Εσωτερικό Ελεγκτή, τηλεφωνικώς, ή γραπτώς με οποιοδήποτε άλλο τρόπο. Ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου διασφαλίζει το απόρρητο και την εμπιστευτικότητα της πληροφόρησης και των εγγράφων που λαμβάνει.
• Διενεργεί ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση, των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης, συμβάλλοντας ουσιαστικά και αποτελεσματικά στην επίτευξη των στόχων του Οργανισμού.
• Παρέχει ανεξάρτητη τροφοδότηση και καθοδήγηση στη Διοίκηση του Οργανισμού με τα απαραίτητα στοιχεία, πληροφορίες, συμπεράσματα και εισηγήσεις, για λήψη κατάλληλων διορθωτικών μέτρων και αποφάσεων.
• Διενεργεί ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Εγκυκλίους και Αποφάσεις των Σωμάτων /Eπιτροπών και άλλων Οργάνων.
• Συμβάλλει στη διασφάλιση των Θεσμών και των Αρχών της Χρηστής Διοίκησης.
• Συμβάλλει στη διασφάλιση της αποτελεσματικής αξιοποίησης και διαχείρισης των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου.
• Συμβάλλει στη διαφύλαξη και διασφάλιση των Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου.
• Διαθέτει κατάλληλα καταρτισμένο προσωπικό που είναι σε θέση να διερευνά αποδοτικά και αποτελεσματικά διαφορετικές και πολύπλοκες υποθέσεις και περιστατικά.
