[Α]  Ορισμός

 Ο Εσωτερικός Έλεγχος αποτελεί μιαν ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Πανεπιστημίου Κύπρου.  Βοηθά τη Διοίκηση του Πανεπιστημίου να επιτύχει τους στόχους της, υιοθετώντας μια συστηματική και επαγγελματική προσέγγιση για την αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης.

[Β]  Αποστολή

Αποστολή της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου είναι η προσφορά προς τις Διοικητικές Αρχές του Πανεπιστημίου, ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και της διαχείρισης κινδύνων και διαδικασιών διακυβέρνησης, συμβάλλοντας με τον τρόπο αυτό, ουσιαστικά και αποτελεσματικά στην επίτευξη των στόχων των Διοικητικών Αρχών του Πανεπιστημίου.

[Γ]   Στόχοι

Οι στόχοι του Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνουν:

• Την ανεξάρτητη τροφοδότηση και καθοδήγηση των Διοικητικών Αρχών του Πανεπιστημίου με τα απαραίτητα στοιχεία, πληροφορίες και εισηγήσεις, για λήψη κατάλληλων διορθωτικών αποφάσεων και μέτρων.

• Την ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Εγκυκλίους και Αποφάσεις των Σωμάτων / Επιτροπών και Άλλων Οργάνων.

• Τη διασφάλιση Αρχών Χρηστής Διοίκησης.

• Τη διασφάλιση της αποτελεσματικής αξιοποίησης και διαχείρισης των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου.
• Τη διαφύλαξη και διασφάλιση των Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου.

• Τον έλεγχο της αποδοτικής και αποτελεσματικής λειτουργίας των δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου, με στόχο τη μελλοντική βελτίωσή τους.

• Τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, των δικλίδων ασφαλείας, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, των στρατηγικών και της διαχείρισης των τομέων υψηλού κινδύνου.

• Τον έλεγχο των πληροφορικών συστημάτων και των ελέγχων που ενσωματώνονται σε αυτά, για να υποστηρίξουν τις διαδικασίες και στόχους του Πανεπιστημίου.

[Δ]  Εξουσίες

        Λειτουργοί της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου

• Έχουν δικαίωμα πρόσβασης, χωρίς οποιοσδήποτε περιορισμούς, σε όλα τα Αρχεία (π.χ. ηλεκτρονικά συστήματα, λογισμικά προγράμματα, βιβλία, έγγραφα, λογαριασμούς, συμβόλαια, πρακτικά, εντάλματα πληρωμής, τιμολόγια, κ.ά.), στα Περιουσιακά Στοιχεία και το Ανθρώπινο Δυναμικό του Πανεπιστημίου, για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.

• Έχουν δικαίωμα να εισέρχονται στις κτηριακές εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου, να ζητούν και να λαμβάνουν πληροφορίες και επεξηγήσεις από οποιονδήποτε λειτουργό, οι οποίες κρίνονται απαραίτητες για τη διαμόρφωση γνώμης. Ο κάθε λειτουργός του Πανεπιστημίου οφείλει να ανταποκρίνεται έγκυρα και έγκαιρα στην παροχή όλων των πληροφοριών και επεξηγήσεων που του ζητούνται.

• Έχουν δικαίωμα να συνεργάζονται με ανεξάρτητους ελεγκτές και να λαμβάνουν συμβουλές από Ειδικούς, όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.

• Έχει όλες τις εξουσίες που παρέχονται στους λειτουργούς της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου.

• Έχει άμεση επικοινωνία με τον Πρόεδρο του Συμβουλίου, τον Πρύτανη, τον Πρόεδρο και τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου και οποιαδήποτε άλλα άτομα κρίνει ότι θα πρέπει να τύχουν οποιασδήποτε άμεσης ενημέρωσης, για θέματα που προκύπτουν από τον έλεγχό του.

• Επιλέγει αυτεπάγγελτα θέματα για έλεγχο, καθορίζει πεδία εργασίας και υιοθετεί τεχνικές που απαιτούνται για να επιτύχει τους ελεγκτικούς του στόχους.

• Συνεργάζεται, συμβουλεύεται τον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας, σε θέματα της αρμοδιότητάς του, με σκοπό τη βέλτιστη ελεγκτική κάλυψη του Πανεπιστημίου.

• Λαμβάνει πληροφορίες, στοιχεία, έγγραφα και επεξηγήσεις που κρίνονται απαραίτητα για την ολοκλήρωση των ελεγκτικών του εργασιών, από οποιοδήποτε άτομο, οργανισμό, εταιρεία ή ίδρυμα, για διαμόρφωση της γνώμης του.

• Εκφράζει απόψεις σε θέματα της αρμοδιότητάς του και εισηγείται βελτιώσεις ή διορθώσεις σε θέματα που αφορούν νέες πολιτικές ή αλλαγές υφιστάμενης πολιτικής του Πανεπιστημίου.

[Ε]  Ανεξαρτησία 

Η ανεξαρτησία του Εσωτερικού Ελέγχου επιτυγχάνεται υιοθετώντας τις ακόλουθες βασικές αρχές:

• Έχει τη δικαιοδοσία να διεξάγει αυτεπάγγελτα ελέγχους για θέματα που έρχονται στην αντίληψή του και που ο ίδιος κρίνει ως σοβαρά και αναγκαία.

• Υποβάλλει τις Εκθέσεις Ελέγχου του στην Επιτροπή Ελέγχου του Συμβουλίου.

• Δεν έχει ευθύνη ή εξουσία σε δραστηριότητες που ελέγχει.

• Παρακάθεται στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου με την ιδιότητα του Γραμματέα.

• Θέτει τα σχετικά θέματα υπόψη της Επιτροπής Ελέγχου, αλλά, δεν έχει δικαίωμα ψήφου στη λήψη αποφάσεων.

• Παρακάθεται στις συνεδρίες Σωμάτων ή Επιτροπών με την Ιδιότητα του Παρατηρητή, όπου το Συμβούλιο κρίνει σκόπιμο ή η Νομοθεσία το προνοεί.

• Σε σχέση με τις εκθέσεις ελέγχου, δεν αναφέρεται σε οποιαδήποτε Αρχή ή/και Όργανο του ΠΚ, πέραν της Επιτροπής Ελέγχου και του Συμβουλίου του ΠΚ.

• Δεν συμμετέχουν σε οποιεσδήποτε δραστηριότητες, τις οποίες θα ελέγξουν ή θα αξιολογήσουν και που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία τους και συγκεκριμένα:

• Δεν διενεργούν οποιαδήποτε διοικητικά ή λειτουργικά καθήκοντα.

• Δεν αναπτύσσουν ή εγκαθιστούν προγράμματα και διαδικασίες.

• Δεν διενεργούν ή εγκρίνουν λογιστικές εγγραφές.

[ΣΤ] Ευθύνη

        Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου έχει την ευθύνη να:

• Ετοιμάζει μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών εσωτερικού ελέγχου, βασισμένο στην αξιολόγηση κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά / Εκτελεστικά Όργανα ή την Επιτροπή Ελέγχου του Συμβουλίου και να το υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου για έγκριση.

• Ετοιμάζει Εκθέσεις Ελέγχου και να τις υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου, μαζί με τις απόψεις, σχόλια και εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, συνοψίζοντας τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις για επίλυση ή βελτίωση των ζητημάτων ή αδυναμιών που εγείρονται.

• Λαμβάνει γραπτές απαντήσεις από τα Ανώτερα Διοικητικά/Εκτελεστικά Όργανα για τα διορθωτικά μέτρα που έγιναν ή που προγραμματίζονται να γίνουν, σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα από την ημερομηνία λήψης απόφασης από το Συμβούλιο. Αξιολογεί και παρακολουθεί τις προτεινόμενες ενέργειες.

• Χρησιμοποιεί εξωτερικές υπηρεσίες ή συμβουλές για κάλυψη των αναγκών διεκπεραίωσης των ελεγκτικών του εργασιών.

• Διερευνά ή βοηθά στη διερεύνηση σημαντικών πληροφοριών ή καταγγελιών για πιθανότητα απάτης, ατασθαλίας, παρανομίας, παρατυπίας ή κακοδιαχείρισης μέσα στο Πανεπιστήμιο, κατόπιν οδηγιών του Προέδρου του Συμβουλίου, του Πρύτανη, του Προέδρου της Επιτροπής Ελέγχου ή/και Αυτεπάγγελτα και ετοιμάζει σχετικές εκθέσεις.

• Μεριμνά για την ανάπτυξη της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, τη διατήρηση επαγγελματικά καταρτισμένου προσωπικού με υψηλές γνώσεις, ικανότητες, εμπειρία και επαγγελματικά προσόντα, για να καλύπτει τις ανάγκες που επιβάλλονται για τη διεκπεραίωση των αναγκαίων εργασιών ελέγχου.

[Ζ]    Εργασίες Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου

• Οι εργασίες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου και τον Κώδικα Δεοντολογίας.

• Επικεντρώνονται στην παροχή μιας ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης των εσωτερικών συστημάτων ελέγχου και των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, ελέγχου και διοίκησης, όπως σχεδιάστηκαν από τις Αρχές του Πανεπιστημίου:

         (i)     Είδη Ελέγχων/Υπηρεσιών

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγει ένα ευρύ φάσμα ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των πιο κάτω:

• Οικονομικός Έλεγχος

Εξετάζει ζητήματα σχετικά με τη λογιστική μεταχείριση και την ετοιμασία των Oικονομικών Kαταστάσεων. Σκοπός του οικονομικού ελέγχου είναι να επιβεβαιώσει ότι, οι οικονομικές δραστηριότητες του Πανεπιστημίου αντανακλούνται ορθά και δίκαια στις Οικονομικές του Καταστάσεις.

• Έλεγχος Συμμόρφωσης

Καθορίζει το βαθμό συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Αποφάσεις και Οδηγίες που ρυθμίζουν τη λειτουργία του.

• Διαχειριστικός/Λειτουργικός Έλεγχος

Επιθεωρεί τα εσωτερικά συστήματα και τις διαδικασίες ελέγχου των διαφόρων  λειτουργιών του Πανεπιστημίου και εξετάζει τη δυνατότητα υιοθέτησης νέων μεθόδων, που μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα και συμβάλλουν στη μείωση των κινδύνων.

• Έλεγχος Πληροφορικών Συστημάτων

Αξιολογεί τα  συστήματα  εσωτερικού ελέγχου των πληροφορικών συστημάτων, την ασφάλεια των δεδομένων, τις διαδικασίες ανάπτυξης των συστημάτων και τις απαιτήσεις τους.

• Ειδικές Έρευνες

• Συμβουλευτικές Υπηρεσίες

Καλύπτει ένα ευρύ φάσμα συμβουλευτικών υπηρεσιών, που επιτρέπει στο Συμβούλιο να αξιοποιήσει τις γνώσεις και εμπειρίες του Εσωτερικού Ελεγκτή για την επίλυση προβλημάτων, τη μείωση των κινδύνων και τη βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου.

- Ο Εσωτερικός Ελεγκτής προσφέρει ή εξουσιοδοτείται να προσφέρει συμβουλευτικές υπηρεσίες προς το Πανεπιστήμιο Κύπρου, όταν αυτές:

- Βελτιώνουν τις λειτουργίες και τη διαχείριση κινδύνων και προσθέτουν αξία στο Πανεπιστήμιο. 

- Δεν οδηγούν σε σύγκρουση συμφερόντων.

- Δεν μειώνουν τις άλλες υποχρεώσεις του. 

- Οι συμβουλευτικές υπηρεσίες μπορεί να περιλαμβάνουν επίσημα έργα (π.χ. έργα προσδιορισμένα με γραπτές συμφωνίες) μέχρι και συμβουλευτικές δραστηριότητες (π.χ. η συμμετοχή σε μόνιμες ή προσωρινές Επιτροπές Διοίκησης ή Ομάδες Έργων).

         (ii)    Στάδια Εργασιών Ελέγχου

• Ετοιμασία και Έγκριση Προγράμματος Εργασιών Ελέγχου

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει ένα μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών ελέγχου, βασισμένο σε μια κατάλληλη μέθοδο αξιολόγησης κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά/Εκτελεστικά Όργανα του Πανεπιστημίου ή την Επιτροπή Ελέγχου.  Το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου υποβάλλεται για έγκριση στην Επιτροπή Ελέγχου, στην αρχή του έτους και αναθεωρείται σε οποιοδήποτε στάδιο κατά τη διάρκεια του έτους, όταν κριθεί αναγκαίο.

• Εναρκτήρια Συνάντηση/Eνημέρωση

Οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν με μιαν εναρκτήρια συνάντηση ή ενημέρωση για την έναρξη του ελέγχου, για συζήτηση μεταξύ  λειτουργών της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και λειτουργών του ελεγχόμενου Τμήματος/Υπηρεσίας, του σκοπού και στόχου του ελέγχου.  Οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν χωρίς καμία ειδοποίηση ή συνάντηση, αν κριθεί ότι, η διαδικασία αυτή διασφαλίζει καλύτερα την επιτυχία των στόχων του ελέγχου.

• Εργασίες Ελέγχου

Εφόσον κάθε έλεγχος είναι μοναδικός και μπορεί να εμπεριέχει τις δικές του ιδιαιτερότητες, οι διαδικασίες ελέγχου μπορεί να είναι διαφορετικές.  Σ’ ένα τυπικό έλεγχο, οι λειτουργοί της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου που σχεδιάστηκαν και υιοθετήθηκαν σε ένα Τμήμα/Υπηρεσία και ελέγχουν τη συμβατότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται με τα συστήματα αυτά.  Εξετάζουν τη συμμόρφωση με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες και Αποφάσεις των Σωμάτων και Επιτροπών του.

• Τελική Συνάντηση/Ενημέρωση

 (iii)  Υποβολή Εκθέσεων Ελέγχου στην Επιτροπή Ελέγχου

• Περίληψη (Executive Summary) με τα σημαντικότερα συμπεράσματα και εισηγήσεις.

• Λεπτομερή Έκθεση με τις παρατηρήσεις, διαπιστώσεις, συμπεράσματα και εισηγήσεις.

• Τυχόν άλλα στοιχεία, αναφορές, έγγραφα, παραρτήματα, τα οποία κρίνονται αναγκαία για την καλύτερη, δίκαιη και αντικειμενκή ενημέρωση της Επιτροπής.

• Η τελική Έκθεση Ελέγχου, μαζί με τις απόψεις, σχόλια, εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου.

• Η Επιτροπή Ελέγχου μελετά την Έκθεση Ελέγχου και τα σχετικά σχόλια, απόψεις, εισηγήσεις των αρμοδίων και υποβάλλει τις δικές της εισηγήσεις στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, για περαιτέρω ενέργειες  / αποφάσεις.

• Οι Εκθέσεις Ελέγχου μπορεί σε εξαιρετικές περιπτώσεις να παραπεμφθούν απ΄ευθείας στο Συμβούλιο, αν το Συμβούλιο αποφασίσει ότι, οι ανάγκες και περιστάσεις το επιβάλλουν.

(iv)  Παρακολούθηση Υλοποίησης των Αποφάσεων (Follow Up)

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου παρακολουθεί την υλοποίηση των αποφάσεων του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου από τις αρμόδιες Υπηρεσίες/Τμήματά του, αναφορικά με τις εκθέσεις ελέγχου και ενημερώνει ανάλογα την Επιτροπή Ελέγχου.

(v)   Κώδικας Δεοντολογίας και Διεθνή Πρότυπα Ελέγχου

Οι δραστηριότητες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

(vi)  O Περί Εσωτερικού Ελέγχου Νόμος

To Πανεπιστήμιο Κύπρου υιοθετεί τις πρόνοιες του Περί Εσωτερικού Ελέγχου αρ. 114(Ι) Νόμου του 2003.