7.8		Πολιτική του Πανεπιστημίου Κύπρου για την εκπόνηση Εφαρμοσμένης / Βιομηχανικής Έρευνας και παροχής σχετικών υπηρεσιών
Περιεχόμενα
1.	Εισαγωγή
	1.1		Σκοπός και αποδέκτες
	1.2		Περιεχόμενα και χρήση
	1.3		Στόχος
2.	Ορισμός βιομηχανικής/εφαρμοσμένης έρευνας
	2.1		Βιομηχανική έρευνα
	2.2		Εφαρμοσμένη έρευνα
3.	Τύποι έργων που υλοποιούν εφαρμοσμένη έρευνα
	3.1		Συνεργατική έρευνα που χρηματοδοτείται από Ευρωπαϊκά και Εθνικά ανταγωνιστικά ερευνητικά προγράμματα (Συμβατικά έργα)
	3.2		Έρευνα που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών
4.	Μορφές ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από ίδιους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών
	4.1		Ορισμός οικονομικών / μη-οικονομικών δραστηριοτήτων
	4.2		Μεθοδολογία αξιολόγησης και κατηγοριοποίησης συμβολαίων έρευνας που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.
	4.3		Συμφωνίες Πλαίσιο
5.	Απαραίτητοι όροι στα συμβόλαια ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από ίδιους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών
6.	Συμφωνητικό εμπιστευτικότητας (Non-Disclosure Agreement -NDA)
7.	Ηθική και προστασία δεδομένων στην εκπόνηση έρευνας
8.	Υπογραφή συμβολαίων
	8.1		Συμβόλαια εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών
	8.2		Συμβόλαια παροχής υπηρεσιών
9.	Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων
	9.1		Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων έρευνας
	9.2		Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών
10.	Διαδικασία Υπογραφής Συμβολαίου στις Περιπτώσεις όπου το ΠΚ συμβάλλεται για υλοποίηση Έργου Εφαρμοσμένης Έρευνας
	10.1		Το Πανεπιστήμιο Κύπρου ως Ανάδοχος Φορέας (coordinator) με ή χωρίς Δίκτυο Συνεργατών
	10.2		Το Πανεπιστήμιο Κύπρου ως Εταίρος σε Δίκτυο Συνεργατών
11.	Διαδικασία Υπογραφής Συμβολαίου στις Περιπτώσεις όπου το ΠΚ συμβάλλεται για την παροχή υπηρεσιών
12.	Επικοινωνία και υποστήριξη
13.	Επικαιροποίηση πολιτικής
Λίστα πινάκων:
Πίνακας 1: Κριτήρια αξιολόγησης και κατάταξης συμβολαίου σε κατηγορία
Πίνακας 2: Έγκριση και υπογραφή συμβολαίων παροχής υπηρεσιών ανάλογα με το είδος και την αξία τους
Πίνακας 3: Διαχειριστική χρέωση ερευνητικών προγραμμάτων χρηματοδοτούνται από πόρους δημοσίων ή ιδιωτικών οργανισμών
Πίνακας 4: Κατανομή Διαχειριστικής χρέωσης ερευνητικών προγραμμάτων σύμφωνα με την εγκύκλιο 4.8.
Πίνακας 5: Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών
Λίστα σχημάτων:
Εικόνα 1: Αποτύπωση των πηγών για την εξασφάλιση χρηματοδότησης της έρευνας

1.

Εισαγωγή

1.1

Σκοπός και αποδέκτες

Το παρόν έγγραφο αποσκοπεί στην ενημέρωση και διευκόλυνση του ακαδημαϊκού και ερευνητικού δυναμικού του Πανεπιστημίου Κύπρου (ΠΚ) στην συνεργασία του με ιδιωτικούς και δημόσιους φορείς στην Κύπρο και στο εξωτερικό όσον αφορά την εκπόνηση Εφαρμοσμένης / Βιομηχανικής Έρευνας & παροχής σχετικών υπηρεσιών. Επιδίωξη του εγγράφου είναι η προστασία της υπάρχουσας και παραγόμενης διανοητικής ιδιοκτησίας του ΠΚ, της διασφάλισης άλλων δικαιωμάτων του ΠΚ όπως το δικαίωμα στην επιστημονική δημοσίευση κτλ. καθώς και της έγκαιρης και έγκυρης διαχείρισης και παρακολούθησης των συμβολαίων από τους υπεύθυνους έργου και τις αρμόδιες διοικητικές υπηρεσίες.

1.2

Περιεχόμενα και χρήση

Το έγγραφο παρουσιάζει την πολιτική του ΠΚ και την διαδικασία σύναψης συμβολαίων για την εκπόνηση εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας που χρηματοδοτείται από ιδίους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών και συμβολαίων παροχής σχετικών υπηρεσιών.

Συγκεκριμένα, το έγγραφο περιέχει αναλυτικές πληροφορίες για την καλύτερη κατανόηση των συμβολαίων όπως ορισμούς, κυριότερα έγγραφα, συνήθεις όρους συμβολαίων, διαχειριστική χρέωση, διαδικασία υπογραφής συμβολαίων κτλ. καθώς και υποστηρικτικά έγγραφα όπως πρότυπα συμβόλαια. Επιπρόσθετα, καθορίζει τη διαδικασία για την ανάπτυξη, διαπραγμάτευση και υπογραφή των συμβολαίων διασφαλίζοντας στο μέγιστο βαθμό τα συμφέροντα του ΠΚ και των στελεχών του.

Το έγγραφο περιέχει επίσης μεθοδολογία για την αξιολόγηση και κατάταξη συμβολαίων στην κατηγορία της εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας ή της παροχής υπηρεσιών με βάση τέσσερα κριτήρια. Η μεθοδολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για σκοπούς κατάταξης συμβολαίων σε οικονομικές ή μη-οικονομικές δραστηριότητες.

Στο εγγύς μέλλον θα υπάρχει και μια σειρά πρότυπων συμβολαίων και άλλων βοηθητικών εγγράφων στην ιστοσελίδα του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης ‘Έρευνας του ΠΚ για χρήση από τους ενδιαφερόμενους ακαδημαϊκούς / ερευνητές ενώ παρέχεται ήδη υποστήριξη σε σύναψη και διαπραγμάτευση συμβολαίων έρευνας και μεταφοράς τεχνολογίας.

Ενθαρρύνεται η συνεργασία των ενδιαφερομένων ακαδημαϊκών και ερευνητών με τον Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας για υποστήριξη στην δημιουργία και διαπραγμάτευση των συμβολαίων έρευνας και των συμβολαίων με σημαντική συνεισφορά του ΠΚ στην ανάπτυξη διανοητικής ιδιοκτησίας διασφαλίζοντας καλύτερα τα συμφέροντα του ΠΚ και των στελεχών του και επισπεύδοντας την διαδικασία υπογραφής τους.

1.3

Στόχος

Στόχος του εγγράφου είναι η ενίσχυση της προσέλκυσης πόρων από ιδιωτικούς και δημόσιους οργανισμούς από την Κύπρο και το εξωτερικό για τη χρηματοδότηση ερευνητικής συνεργασίας με το ΠΚ, την παροχή συναφών υπηρεσιών και την περαιτέρω αξιοποίηση της διανοητικής ιδιοκτησίας του ΠΚ. Παράλληλα, η τυποποίηση της διαδικασίας και των εγγράφων και η ουσιαστική υποστήριξη από την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας στην προετοιμασία και διαπραγμάτευση των συμβολαίων θα συμβάλουν στην καλύτερη προστασία των συμφερόντων του ΠΚ και την επίσπευση της διαδικασίας δημιουργίας και υπογραφής των συμβολαίων.

2.

Ορισμός βιομηχανικής/εφαρμοσμένης έρευνας

2.1

Βιομηχανική έρευνα

(Κοινοτικό πλαίσιο σχετικά με τις κρατικές ενισχύσεις για την έρευνα και ανάπτυξη και την καινοτομία (2006/C 323/01)

2.2 Ορισμοί, στ) «βιομηχανική έρευνα»: σχεδιασμένη έρευνα ή κριτική διερεύνηση που αποσκοπεί στην απόκτηση νέων γνώσεων και ικανοτήτων σχετικά με την ανάπτυξη νέων προϊόντων, διαδικασιών ή υπηρεσιών ή για τη σημαντική βελτίωση υπαρχόντων προϊόντων, μεθόδων ή υπηρεσιών. Περιλαμβάνει τη δημιουργία συστατικών στοιχείων πολύπλοκων συστημάτων, που είναι απαραίτητα για την βιομηχανική έρευνα, ιδιαίτερα για επικύρωση τεχνολογίας πολλαπλών εφαρμογών εξαιρουμένων των πρωτοτύπων που καλύπτονται από το σημείο 2.2., στοιχείο (ζ) πειραματική ανάπτυξη.

2.2

Εφαρμοσμένη έρευνα

(OECD (2015), Frascati Manual 2015: Guidelines for Collecting and Reporting Data on Research and Experimental Development, The Measurement of Scientific, Technological and Innovation Activities, OECD Publishing, Paris).

2.29 Εφαρμοσμένη έρευνα είναι πρωτότυπη έρευνα που διεξάγεται για την απόκτηση νέας γνώσης. Ωστόσο, κατευθύνεται κυρίως προς ένα συγκεκριμένο, πρακτικό σκοπό ή στόχο.

2.30 Η εφαρμοσμένη έρευνα πραγματοποιείται είτε για τον προσδιορισμό πιθανών χρήσεων των αποτελεσμάτων της βασικής έρευνας ή για τον προσδιορισμό νέων μεθόδων και διαδικασιών ή τρόπων για την επίτευξη συγκεκριμένων και προκαθορισμένων στόχων. Περιλαμβάνει την μελέτη της υφιστάμενης γνώσης και την επέκτασή της, προκειμένου να επιλυθούν πραγματικά προβλήματα. Στον τομέα των επιχειρήσεων και της βιομηχανίας, η διάκριση μεταξύ βασικής και εφαρμοσμένης έρευνας συχνά χαρακτηρίζεται από την εκπόνηση νέων έργων για την διερεύνηση πολλά υποσχόμενων αποτελεσμάτων βασικής έρευνας με στόχο την επίσπευση της προοπτικής για την εμπορική εκμετάλλευση των χρηματοδοτούμενων ερευνητικών αποτελεσμάτων.

2.31 Τα αποτελέσματα της εφαρμοσμένης έρευνας προσανατολίζονται κυρίως προς πιθανές εφαρμογές σε προϊόντα, λειτουργίες, μεθόδους ή συστήματα. Η εφαρμοσμένη έρευνα δίνει επιχειρησιακή μορφή στις ιδέες. Οι εφαρμογές που προκύπτουν μπορούν να προστατευτούν από μέσα προστασίας της διανοητικής ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένων των εμπορικών μυστικών (trade secrets).

Επειδή από τους ορισμούς προκύπτει ότι η βιομηχανική έρευνα και η εφαρμοσμένη έρευνα έχουν τα ίδια χαρακτηριστικά, η παρούσα πολιτική θα αναφέρεται σε εφαρμοσμένη έρευνα, καλύπτοντας και την βιομηχανική έρευνα, Ο εν λόγω ορισμός συνάδει με τον αντίστοιχο ορισμό που χρησιμοποιείται στα πλαίσια του προγράμματος πλαισίου για χρηματοδότηση έρευνας και καινοτομίας «RESTART 2016-2020” που συγχρηματοδοτείται από εθνικούς και κοινοτικούς πόρους.

3.

Τύποι έργων που υλοποιούν την εφαρμοσμένη έρευνα

Το Πανεπιστήμιο Κύπρου συμμετέχει σε πληθώρα ερευνητικών έργων τα οποία σχεδιάζουν και υλοποιούν εφαρμοσμένη έρευνα. Τα εν λόγω έργα χρηματοδοτούνται από δημόσιους και ιδιωτικούς πόρους μέσα από Διεθνή, Ευρωπαϊκά και Εθνικά ανταγωνιστικά προγράμματα και πρωτοβουλίες αλλά και μέσα από ιδιωτικούς πόρους οργανισμών και επιχειρήσεων.

3.1

Συνεργατική έρευνα που χρηματοδοτείται από Ευρωπαϊκά και Εθνικά ανταγωνιστικά ερευνητικά προγράμματα (Συμβατικά έργα).

Στην περίπτωση συνεργατικής έρευνας χρηματοδοτούμενης από Ευρωπαϊκά και Εθνικά ανταγωνιστικά ερευνητικά προγράμματα όπως το H2020, τo RESTART 2016-2020, η διαδικασία σύναψης και υπογραφής των συμβολαίων διέπεται από τους κανόνες του προγράμματος και συνήθως το συμβόλαιο δεν επιδέχεται οποιασδήποτε αλλαγής των όρων.

Τα συμβόλαια συνεργατικής έρευνας χρηματοδοτούμενης από Ευρωπαϊκά και Εθνικά ανταγωνιστικά ερευνητικά προγράμματα, όπως το H2020 ή τo RESTART 2016-2020, υπογράφει ως νόμιμος εκπρόσωπος του ΠΚ ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας, Δρ Μάριος Δημητριάδης.

Στα συμβόλαια αυτά, περιλαμβάνονται όροι για την ιδιοκτησία, προστασία και εκμετάλλευση των ερευνητικών αποτελεσμάτων που θα προκύψουν από την έρευνα. Πρόσθετη διασφάλιση παρέχεται με την επιμέρους συμφωνία μεταξύ των εταίρων της κοινοπραξίας (consortium agreement ή συμφωνητικό δικτύου συνεργασίας), η οποία μπορεί να είναι πολύ αναλυτική αν το επιθυμούν οι συμβαλλόμενοι, με βάση σχετικά σχεδιότυπα (templates) τα οποία παρέχονται από τους χρηματοδοτικούς ή άλλους οργανισμούς.

3.2

Έρευνα που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Μέλη του ακαδημαϊκού και του ερευνητικού προσωπικού, τα οποία μπορεί να εργάζονται σε ερευνητικά κέντρα, ερευνητικές μονάδες και εργαστήρια του Πανεπιστημίου Κύπρου εκπονούν ερευνητικά έργα είτε σε διμερές είτε σε πολυμερές επίπεδο με οργανισμούς κυπριακούς, ευρωπαϊκούς ή και διεθνείς δημοσίου και ιδιωτικού δικαίου ή κρατικές οντότητες όπως Υπουργεία, Τμήματα Υπουργείων κλπ., οι οποίοι χρηματοδοτούν δραστηριότητες έρευνας.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, το Πανεπιστήμιο Κύπρου χρησιμοποιεί την εσωτερική του πολιτική και διαδικασία υπογραφής συμβολαίων για να μπορεί να υπογράφει με τον βέλτιστο δυνατό τρόπο τα συμβόλαια, διασφαλίζοντας, αφενός, πλήρως τα συμφέροντα του Πανεπιστημίου Κύπρου και αφετέρου την έγκαιρη έναρξη και εκπόνηση του ερευνητικού έργου.

Το ΠΚ διαθέτει σειρά πρότυπων συμβολαίων, τα οποία είναι αναρτημένα στην ιστοσελίδα του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας για χρήση από τους Υπεύθυνους Ερευνητές/Μέλη ΑΠ/Διαχειριστές Έργου. Την ευθύνη για την ετοιμασία του συμβολαίου θα έχουν οι Υπεύθυνοι Ερευνητές/Μέλη ΑΠ/Διαχειριστές Έργου με την υποστήριξη του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας. Στην περίπτωση που ο εξωτερικός συνεργάτης επιθυμεί να χρησιμοποιήσει δικό του πρότυπο συμβόλαιο, το ΠΚ μπορεί να υπογράψει εφόσον το συμβόλαιο τύχει νομικής θεώρησης από την ΥΥΕ και διασφαλιστεί ότι σε αυτό συμπεριλαμβάνονται οι απαραίτητοι όροι που θα διασφαλίζουν τα συμφέροντα του ΠΚ (βλέπε ενότητα 5, σελίδα 11).

4.

Μορφές ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από ίδιους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Υπάρχουν δύο κυρίως μορφές ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών:

α) η εκπόνηση συνεργατικής έρευνας, όπου το ΠΚ συνεργάζεται με τουλάχιστον ένα ή και περισσότερους οργανισμούς οι οποίοι έχουν μεγάλη εμπλοκή στην διαμόρφωση και υλοποίηση του ερευνητικού έργου και

β) η κατ’ ανάθεση ερευνητική εργασία η οποία μπορεί να είναι υπό την μορφή υπεργολαβίας (subcontracting, για την επίλυση συγκεκριμένου προβλήματος που αντιμετωπίζει ο χρηματοδότης ή για την εκπόνηση συγκεκριμένης εργασίας στα πλαίσια ήδη χρηματοδοτούμενου ερευνητικού έργου με την προϋπόθεση ότι θα λάβει την μορφή παρεχόμενης υπηρεσίας) ή συμμετοχή σε εθνική ή διεθνή διαδικασία προσφορών (tender).

Το καθεστώς της ιδιοκτησίας των διανοητικών δικαιωμάτων που θα προκύψουν από την έρευνα σε αυτές τις περιπτώσεις διαφέρει. Στην περίπτωση της έρευνας κατ’ ανάθεση ή την συμμετοχή σε εθνική ή διεθνή διαδικασία προσφορών, η διανοητική ιδιοκτησία που θα προκύψει θα ανήκει στον εντολοδόχο – χρηματοδότη (εκτός κι αν συμφωνηθεί κάτι άλλο). Σε κάθε περίπτωση είναι σημαντικό να προστατευθεί η προ-υπάρχουσα διανοητική ιδιοκτησία (Background Intellectual Property) του Πανεπιστημίου Κύπρου στο εκάστοτε συμβόλαιο, η οποία και θα πρέπει να περιγράφεται με λεπτομέρεια και να διακρίνεται από το νέο ερευνητικό αποτέλεσμα επί του οποίου τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας θα ανήκει στον εντολοδόχο – χρηματοδότη (εκτός κι αν συμφωνηθεί κάτι άλλο). Όπου είναι δυνατό, θα πρέπει να περιληφθούν σαφείς και ξεκάθαροι όροι για τη διαχείριση και αξιοποίηση των διανοητικών δικαιωμάτων που θα προκύψουν κατά την εκπόνηση του έργου, η οποία θα πρέπει να ορίζεται εάν θα γίνεται από κοινού ή από τον εταίρο στον οποίο θα ανήκουν τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας.. Θα πρέπει, επίσης, να συμφωνείται ρητά εάν ο εταίρος στον οποίο ως εντολοδόχο – χρηματοδότη θα ανήκουν τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας (εκτός κι αν συμφωνηθεί κάτι άλλο) θα παρέχει μη αποκλειστικές άδειες μη εμπορικής χρήσης για σκοπούς έρευνας και διδασκαλίας στο Πανεπιστήμιο Κύπρου.

Η παροχή υπηρεσιών εργαστηριακών αναλύσεων ή η χρήση εξειδικευμένου εξοπλισμού του ΠΚ εμπίπτει μαζί και με την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών ή/και την πώληση προϊόντων (π.χ. λογισμικού) σε παροχή υπηρεσιών η οποία θα πρέπει να παρέχεται σύμφωνα με τις τρέχουσες τιμές της αγοράς και σε καμία περίπτωση να παρεμποδίζει τον υγιή ανταγωνισμό.

Η παροχή υπηρεσιών υπόκεινται σε καθεστώς ΦΠΑ και ως εκ τούτου η διαδικασία υπογραφής των συμβολαίων διαφοροποιείται (ενότητα 7.1).

4.1

Ορισμός οικονομικών / μη-οικονομικών δραστηριοτήτων

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 27.6.2014, Ανακοίνωση της επιτροπής: Πλαίσιο σχετικά με τις κρατικές ενισχύσεις για την έρευνα και ανάπτυξη και την καινοτομία, (2014/C 198/01), σημεία 19, 20 και 21.:

..“Μη οικονομικές δραστηριότητες συνιστούν μεταξύ άλλων τις δραστηριότητες εκπαίδευσης για την εξασφάλιση περισσότερων και πιο ειδικευμένων ανθρώπινων πόρων, ανεξάρτητη Ε&Α για περισσότερη γνώση και καλύτερη κατανόηση, ευρεία διάχυση των ερευνητικών αποτελεσμάτων σε μη αποκλειστική και χωρίς διακρίσεις βάση, δραστηριότητες μεταφοράς γνώσης κτλ. Μη οικονομικές δραστηριότητες σε ένα ερευνητικό οργανισμό είναι βασικά οι δραστηριότητες στο σημείο 19 του Πλαισίου για Ε&Α&Κ, ιδίως το σημείο β), ήτοι οι δραστηριότητες μεταφοράς γνώσης όταν το σύνολο των κερδών από τις δραστηριότητες αυτές επανεπενδύεται στις κύριες δραστηριότητες του ερευνητικού οργανισμού /υποδομής. Συν η πρόνοια στο σημείο 20 του Πλαισίου για Ε&Α&Κ. Εάν έως το 20% των οικονομικής φύσεως δραστηριοτήτων της συνολικής ετήσιας δυναμικότητας του φορέα αφορά ακριβώς τους ίδιους πόρους και συνδέεται άμεσα με τη μη οικονομική δραστηριότητα τότε η δραστηριότητα του οργανισμού/υποδομής είναι μη οικονομική.

Οικονομικές δραστηριότητες συνιστούν (σημείο 21) μεταξύ άλλων η παροχή υπηρεσιών σε επιχειρήσεις, η εκτέλεση ερευνητικών συμβάσεων, η ενοικίαση εξοπλισμού ή εργαστηρίων σε επιχειρήσεις κτλ. (γενικά η προσφορά αγαθών ή η παροχή υπηρεσιών σε δεδομένη αγορά επί σκοπώ κέρδους). Ακόμα και αν ο εν λόγω φορέας δεν ασκεί την εν λόγω δραστηριότητα επί σκοπώ κέρδους, το γεγονός ότι στην ίδια αγορά άλλοι φορείς ανταγωνίζονται για τα ίδια αγαθά ή υπηρεσίες επί σκοπώ κέρδους καθιστά την εν λόγω δραστηριότητα οικονομική, ήτοι υφίσταται σχετική αγορά.

Σε περίπτωση όπου οι οικονομικές δραστηριότητες δεν υπερβαίνουν το 20% της συνολικής ετήσιας δυναμικότητας του φορέα και οι οικονομικές δραστηριότητες καταναλίσκουν ακριβώς τους ίδιους πόρους (όπως υλικό, εξοπλισμό, εργασία και σταθερό κεφάλαιο) με τις μη οικονομικές δραστηριότητες, για δραστηριότητα που συνδέεται άμεσα με τη λειτουργία της υποδομής και είναι απαραίτητη για αυτήν ή είναι συνυφασμένη με την κύρια μη οικονομική χρήση της, τότε δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής των Κανόνων για τις Κρατικές Ενισχύσεις (σημείο 20).

Σε περίπτωση όπου οι οικονομικές δραστηριότητες υπερβαίνουν το 20% της δυναμικότητας του φορέα και οι οικονομικές δραστηριότητες καταναλίσκουν ακριβώς τους ίδιους πόρους (όπως υλικό, εξοπλισμό, εργασία και σταθερό κεφάλαιο) με τις μη οικονομικές δραστηριότητες, τότε θα εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής των Κανόνων για τις Κρατικές Ενισχύσεις και θα εφαρμόζεται ο Πίνακας στο Παράρτημα ΙΙ της ανακοίνωσης, ο οποίος αφορά τις ανώτατες εντάσεις ενίσχυσης ανά σχετική κατηγορία”..

4.2

Μεθοδολογία αξιολόγησης και κατηγοριοποίησης συμβολαίων έρευνας που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Σε περίπτωση που είναι δυσδιάκριτος ο διαχωρισμός ενός συμβολαίου σε παροχή υπηρεσιών έρευνας ή σε εκπόνηση έρευνας για σκοπούς αξιολόγησης και κατηγοριοποίησης ή και για σκοπούς κατάταξης σε οικονομικές / μη-οικονομικές δραστηριότητες, θα χρησιμοποιείται μεθοδολογία με βάση τον παρακάτω πίνακα κριτηρίων (πίνακας 1) με επαρκή αιτιολόγηση ανά κριτήριο με βάση το συμβόλαιο (και παραπομπές σε αυτό).

Η διαδικασία θα γίνεται από την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας ή από τον ενδιαφερόμενο υπεύθυνο έργου σε συνεργασία με την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας. Εάν το συμβόλαιο πληροί τουλάχιστον 3 κριτήρια μιας κατηγορίας, τότε το συμβόλαιο θα κατατάσσεται σε αυτή την κατηγορία. Προτείνεται η χρήση της μεθοδολογίας για κάθε νέο συμβόλαιο.

Κριτήριο	Κατηγορία: Εκπόνηση Έρευνας	Κατηγορία: Παροχή Υπηρεσιών Έρευνας
Γνώση / μέθοδοι	Παραγωγή νέας γνώσης ή/και επιστημονικών μεθόδων/εργαλείων	Χρήση υφιστάμενής γνώσης ή/και μεθόδων / εργαλείων
Διανοητική Ιδιοκτησία	Το Πανεπιστήμιο είναι ο ιδιοκτήτης της παραγόμενης διανοητικής ιδιοκτησίας ή είναι από κοινού με τον εξωτερικό συνεργάτη	Η διανοητική ιδιοκτησία που προκύπτει από το έργο ανήκει εξολοκλήρου στον εξωτερικό συνεργάτη
Δημοσιεύσεις	Το Πανεπιστήμιο μπορεί να δημοσιεύει τα αποτελέσματα της έρευνας	Το Πανεπιστήμιο δεν μπορεί να δημοσιεύσει τα αποτελέσματα της έρευνας
Φόρος Προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ)	Το συμβόλαιο δεν έχει ΦΠΑ	Το συμβόλαιο έχει ΦΠΑ

Πίνακας 1: Κριτήρια αξιολόγησης και κατάταξης συμβολαίου σε κατηγορία

Σε περίπτωση που πληρούνται τα κριτήρια Γνώση / μέθοδοι, Διανοητική Ιδιοκτησία και Δημοσιεύσεις για κατάταξη στην κατηγορία “εκπόνηση έρευνας” αλλά το συμβόλαιο περιλαμβάνει ΦΠΑ, η κατηγοριοποίηση διαφοροποιείται ως εξής ανάλογα από το αν η χρηματοδότηση προέρχεται από την Κύπρο ή το εξωτερικό:

1.

Σε περίπτωση που η χρηματοδότηση προσφέρεται από φορέα του εξωτερικού, τότε το Πανεπιστήμιο Κύπρου μπορεί να εγγράψει το έργο ως ερευνητικό, δεδομένου ότι το ΦΠΑ θα αποδοθεί στην χώρα του εξωτερικού.

2.

Σε περίπτωση που η χρηματοδότηση προέρχεται από φορέα στην Κύπρο, το Πανεπιστήμιο Κύπρου μπορεί να ζητήσει εξαίρεση από το καθεστώς ΦΠΑ από τον Έφορο Φορολογίας.

4.3

Συμφωνίες Πλαίσιο

Στις περιπτώσεις που το Πανεπιστήμιο Κύπρου συνεργάζεται επί τρία συναπτά έτη ή μετά από τρία διαφορετικά έργα με συγκεκριμένους δημόσιους ή ιδιωτικούς φορείς με περισσότερα από ένα τμήματα του ΠΚ ή σε ποικίλα θέματα (ερευνητικά έργα, τοποθετήσεις φοιτητών, παροχή υποτροφιών κτλ), θα μπορεί να υπογράφεται μια κύρια συμφωνία (Master) (μπορεί να ονομάζεται και συμφωνία πλαίσιο (framework agreement) ή γενική συμφωνία (umbrella / blanket agreement) ή στρατηγική συμφωνία (strategic agreement) η οποία θα περιλαμβάνει όλους τους όρους συνεργασίας (διανοητικά δικαιώματα, δικαιώματα δημοσίευσης, δικαιώματα μη εμπορικής χρήσης για ερευνητικούς και εκπαιδευτικούς σκοπούς κτλ). Έτσι διευκολύνεται η συνεργασία στα επιμέρους ερευνητικά έργα και επιταχύνεται η υπογραφή τους, καθώς τα βασικά τους σημεία θα έχουν ήδη συμφωνηθεί στην κύρια συμφωνία. Τα τεχνικά δελτία (technical annex) και προνοούν μελλοντικές συνεργασίες για την εκπόνηση έρευνας θα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της γενικής συμφωνίας.

5.

Απαραίτητοι όροι στα συμβόλαια ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από ίδιους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Ένα συμβόλαιο ερευνητικής συνεργασίας που χρηματοδοτείται από ίδιους πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών θα πρέπει να περιλαμβάνει όρους οι οποίοι διέπουν όλες τις πτυχές του έργου: το αντικείμενο της έρευνας, το συνολικό κόστος και το χρονοδιάγραμμα των πληρωμών, το καθεστώς της διανοητικής ιδιοκτησίας, όροι εκχώρησης δικαιωμάτων χρήσης, επιστημονικές δημοσιεύσεις, τερματισμό, ευθύνη και άλλα. Παρατίθενται πιο κάτω οι όροι οι οποίοι θα πρέπει να υπάρχουν μέσα σε ένα συμβόλαιο.

· Το αντικείμενο της έρευνας που θα εκπονηθεί συμπεριλαμβανομένων των περιοδικών εκθέσεων και άλλων παραδοτέων

· Ο προϋπολογισμός του ερευνητικού έργου

· Οι υποχρεώσεις πληρωμής και το χρονοδιάγραμμα πληρωμών

· Δυνατότητα δημοσίευσης των αποτελεσμάτων της έρευνας

· Κατανομή αρμοδιοτήτων μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών και χρονοδιαγράμματα ολοκλήρωσης ενεργειών.

· Καταγραφή υποχρεώσεων συνεισφοράς προσωπικού και υλικοτεχνικών πόρων.

· Καταγραφή υφιστάμενων δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας (background IP) και ενδεχόμενη παραχώρηση αδειών χρήσης των δικαιωμάτων αυτών προς τους λοιπούς συμβαλλόμενους χάριν επίτευξης του κοινού σκοπού που περιγράφεται στη σύμβαση.

· Στο βαθμό που αυτό είναι δυνατό, κατανομή των αναμενόμενων μελλοντικών δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας και όροι παραχώρησης αδειών χρήσης σχετικά με τα δικαιώματα αυτά (IP licensing).

· Ποιοι όροι θεωρούνται ουσιώδεις (representations) για την εκτέλεση της σύμβασης.

· Διαδικασία λήψης αποφάσεων σχετικά με το έργο.

· Εμπιστευτικότητα ως προς τη διαχείριση πληροφοριών σχετικά με υφιστάμενα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας (proprietary information)

· Προστασία προσωπικών δεδομένων (GDPR)

· Ευθύνη για συμβατικές παραβάσεις και σχετικές θεραπείες, ιδίως αποζημίωση και ποινικές ρήτρες.

· Αναγωγικές αξιώσεις (indemnity agreements)

· [Προαιρετικά: Ασφάλιση δικαστικών εξόδων που απορρέουν από δίκες σχετικά με δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας (IP litigation insurance)]

· Διαδικασίες τερματισμού της σύμβασης και σχετικά δικαιώματα

· Κατανομή υποχρέωσης καταβολής φόρων και πληρωμής εξόδων

· Επιλογή εφαρμοστέου δικαίου (τίνος κράτους το δίκαιο θα εφαρμόζεται στη σύμβαση) Υποχρέωση συμμόρφωσης με κανόνες αναγκαστικού δικαίου των κρατών στα οποία κατοικούν/ εδρεύουν τα συμβαλλόμενα μέρη

· Διαδικασία επίλυσης διαφορών, δικαστική, δηλαδή αρμόδιο δικαστήριο και/ή εξωδικαστική (διαμεσολάβηση, διαιτησία με παραπομπή σε συγκεκριμένους φορείς, π.χ. ICC, WIPO κλπ.)

Οι όροι για την κατοχή διανοητικής ιδιοκτησίας από τα εμπλεκόμενα μέρη, την χορήγηση αδειών χρήσης πριν και μετά από την εκπόνηση της έρευνας, την έγκριση για την δημοσίευση, την εμπιστευτικότητα για τα ερευνητικά αποτελέσματα, και την ευθύνη / αποζημίωση αποτελούν τους όρους που αποτελούν συνηθέστερα αντικείμενο διαπραγμάτευσης.

6.

Συμφωνητικό εμπιστευτικότητας (Non-Disclosure Agreement -NDA)

Επειδή οι προκαταρκτικές συζητήσεις και σχεδιασμοί σχετικά με ένα δυνητικό ερευνητικό έργο χρηματοδοτούμενο από ιδίους πόρους ιδιωτικών και δημόσιων οργανισμών συχνά ξεκινούν πολύ πιο νωρίς από το στάδιο της δημιουργίας και υπογραφής του συμβολαίου με το ΠΚ, είναι πιθανόν να προκύψει η ανάγκη υπογραφής Συμφωνητικού Εμπιστευτικότητας ή εχεμύθειας για να καλύψει την ανάγκη ανταλλαγής εμπιστευτικών πληροφοριών. Η ανάγκη για υπογραφή συμφωνητικού εμπιστευτικότητας, NDA μπορεί να προκύψει και σε περιπτώσεις συμβατικών προγραμμάτων χρηματοδότησης (Η2020, RESTART 2016-2020).

Η σύναψη αμοιβαίου συμφωνητικού εμπιστευτικότητας των εμπλεκόμενων ερευνητών / καθηγητών (π.χ. ο/η επικεφαλής ομάδας, principal investigator κτλ) με τους συνεργαζόμενους φορείς για να καλύπτει και τα δύο μέρη και να προστατεύει τα συμφέροντα του ΠΚ θεωρείται απαραίτητη και η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας/Τομέας Διαχείρισης Καινοτομίας θα προμηθεύει τα μέλη του ΠΚ με πρότυπο συμφωνητικό εμπιστευτικότητας και θα υποστηρίζει την ολοκλήρωση και υπογραφή του.

Ο/η επικεφαλής ομάδας ο οποίος θα υπογράψει εκ μέρους του ΠΚ το συμφωνητικό εμπιστευτικότητας με τους με τους συνεργαζόμενους φορείς έχει ατομικά την ευθύνη διασφάλισης της συμμόρφωσης με τους όρους του συμφωνικού.

7.

Ηθική και προστασία δεδομένων στην εκπόνηση έρευνας

Το Πανεπιστήμιο Κύπρου θα υιοθετήσει τις κατευθυντήρες γραμμές και τις ισχύουσες απαιτήσεις σε θέματα ηθικής της έρευνας (ethics) και προστασίας δεδομένων που ισχύουν εκάστοτε σε αντίστοιχα εθνικά, ευρωπαϊκά και διεθνή ερευνητικά προγράμματα (π.χ. Horizon 2020, Restart 2016-2020 κλπ.), θα συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό για την προστασία δεδομένων της ΕΕ 2016/679 (GDPR) και θα συνεργάζεται στενά με την Εθνική Επιτροπή Βιοηθικής Κύπρου και το Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Κύπρου για να συμμορφώνεται με τους Εθνικούς κώδικες πρακτικής και την νομοθεσία.

8.

Υπογραφή συμβολαίων

8.1

Συμβόλαια εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών

Για τα συμβόλαια για έρευνα που χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών αξίας μέχρι και €250.000, υπογράφονται από την επικεφαλής του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας του ΠΚ, Δρ Αναστασία Κωνσταντίνου, ενώ η υπογραφή των μη συμβατικών συμβολαίων με αξία πάνω από €250.000 από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας, Δρ Μάριο Δημητριάδη.

Την γενική ευθύνη για την υποστήριξη στην ετοιμασία και διαπραγμάτευση των συμβολαίων εφαρμοσμένης έρευνας του ΠΚ θα έχει ο Τομέας Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας.

8.2

Συμβόλαια παροχής υπηρεσιών έρευνας

Στην περίπτωση υπηρεσιών που υπόκεινται σε ΦΠΑ, η έγκριση θα δίδεται από το Πρυτανικό Συμβούλιο σε περίπτωση που το συμβόλαιο αφορά σε προσωπική παροχή υπηρεσιών από ακαδημαϊκό, ερευνητικό ή διοικητικό προσωπικό και δεν υπερβαίνει το ποσό των €10,000 χωρίς το ΦΠΑ. Η υπογραφή του συμβολαίου κάτω από €10,000 χωρίς το ΦΠΑ γίνεται από το ενδιαφερόμενο μέλος του ακαδημαϊκού, ερευνητικού ή διοικητικού προσωπικού.

Στην περίπτωση που το ποσό υπερβαίνει τις €10,000 χωρίς το ΦΠΑ και αφορά σε προσωπική παροχή υπηρεσιών ακαδημαϊκού, ερευνητικού και διοικητικού προσωπικού θα απαιτείται επιπλέον έγκριση από την Επιτροπή Προσωπικού και Κανονισμών του Συμβουλίου του ΠΚ και θα υπογράφεται από το ενδιαφερόμενο μέλος του ακαδημαϊκού, ερευνητικού ή διοικητικού προσωπικού.

Για τα προσωπικά συμβόλαια παροχής υπηρεσιών από ακαδημαϊκό, ερευνητικό ή διοικητικό προσωπικό που δεν υπερβαίνει το ποσό των €10,000 χωρίς το ΦΠΑ δεν υπάρχει διαχειριστική χρέωση.

Στην περίπτωση παροχής υπηρεσιών εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας με ποσό που δεν υπερβαίνει τις €10,000 χωρίς το ΦΠΑ, η έγκριση θα δίδεται από το Πρυτανικό Συμβούλιο και θα υπογράφεται από τον /την επικεφαλής του εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας.

Σε περίπτωση που το ποσό υπερβαίνει τις €10,000 χωρίς το ΦΠΑ και αφορά σε παροχή υπηρεσιών εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας θα απαιτείται επιπλέον έγκριση από το Συμβούλιο Οικονομικών και Προσφορών και την Επιτροπή Προσωπικού και Κανονισμών του Συμβουλίου του ΠΚ και θα υπογράφεται από τον /την επικεφαλής του εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας.

Αξία	Είδος παροχής υπηρεσιών	Έγκριση	Υπογραφή
≤ €10,000 χωρίς το ΦΠΑ	Προσωπική (ακαδημαϊκό, ερευνητικό ή διοικητικό προσωπικό)	Πρυτανικό Συμβούλιο	Ενδιαφερόμενο μέλος
≥ €10,000 χωρίς το ΦΠΑ	Προσωπική (ακαδημαϊκό, ερευνητικό ή διοικητικό προσωπικό)	Πρυτανικό Συμβούλιο, Επιτροπή Προσωπικού και Κανονισμών	Ενδιαφερόμενο μέλος
≤ €10,000 χωρίς το ΦΠΑ	Υπηρεσίες εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας	Πρυτανικό Συμβούλιο	Επικεφαλής του εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας
≥ €10,000 χωρίς το ΦΠΑ	Υπηρεσίες εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας	Πρυτανικό Συμβούλιο, Επιτροπή Προσωπικού και Κανονισμών, Συμβούλιο Οικονομικών και Προσφορών	Επικεφαλής του εργαστηρίου, τμήματος, σχολής ή άλλης οντότητας

Πίνακας 2: Έγκριση και υπογραφή συμβολαίων παροχής υπηρεσιών ανάλογα με το είδος και την αξία τους.

9.

Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων

9.1

Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων έρευνας

Για προγράμματα στα οποία ο χρηματοδότης καθορίζει μέγιστο ποσοστό διαχειριστικής χρέωσης (ΔΧ) τότε χρεώνεται το μέγιστο ποσοστό και όχι λιγότερο (π.χ. H2020-25%, ΙΠΕ μέχρι 20%).

Στις περιπτώσεις όπου το ερευνητικό έργο χρηματοδοτείται από πόρους δημοσίων ή ιδιωτικών οργανισμών, τα ποσοστά διαφοροποιούνται ανάλογα με το ύψος της χρηματοδότησης όπως στον πιο κάτω Πίνακα.

Αρ.	Κατηγορία Ερευνητικού Προγράμματος	Ποσοστό Διαχειριστικής Χρέωσης (ΔΧ)
1	Προγράμματα στα οποία ο χρηματοδότης καθορίζει τις κατηγορίες προϋπολογισμού και δεν υπάρχει δυνατότητα για δημιουργία κατηγορίας υπερκεφαλικών/ overheads ή έμμεσων δαπανών/ indirect costs	0%
2	Προγράμματα στα οποία ο χρηματοδότης δεν καθορίζει κατηγορίες προϋπολογισμού, είτε δίνει εύρος στο ποσοστό συμπερίληψης ΔΧ, θα ισχύουν τα πιο κάτω κλιμακωτά ποσοστά:
2α)	Για προϋπολογισμούς μέχρι €10.000	7%
2β)	Για προϋπολογισμούς από €10.001-€50.000	10%
2γ)	Για προϋπολογισμούς από €50.001-€200.000	12%
2δ)	Για προϋπολογισμούς άνω των €200.001	15%

Πίνακας 3: Διαχειριστική χρέωση ερευνητικών προγραμμάτων χρηματοδοτούνται από πόρους δημοσίων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Σύμφωνα με την αναθεωρημένη εγκύκλιο 4.8 για συμπληρωματικές δραστηριότητες, 4/3/2015), η κατανομή της διαφοράς που παραμένει μεταξύ της διαχειριστικής χρέωσης που κατέβαλε συνολικά ο χρηματοδότης και της συγχρηματοδότησης που χορήγησε το πανεπιστήμιο κατανέμεται ως εξής:

Ποσοστό επί της διαφοράς	Κατανέμεται προς:
65%	Κεντρικά κονδύλια
4%	Οικείο τμήμα ή οικεία ερευνητική μονάδα του υπεύθυνου ερευνητή
1%	Οικεία σχολή (Κοσμητεία)
30%	Ερευνητικός Λογαριασμός του Υπεύθυνου Καθηγητή

Πίνακας4: Κατανομή Διαχειριστικής χρέωσης ερευνητικών προγραμμάτων σύμφωνα με την εγκύκλιο 4.8.

9.2

Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής υπηρεσιών έρευνας

Η διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών καθορίζεται ως κλιμακωτό ποσοστό του συνολικού προϋπολογισμού στο συμβόλαιο συμβουλευτικών υπηρεσιών με το χρηματοδότη ως εξής (βάσει της αναθεωρημένης εγκυκλίου 4.8 για συμπληρωματικές δραστηριότητες, 2/6/2014):

Συνολικός προϋπολογισμός	Διαχειριστική χρέωση
	Χωρίς δημόσιο διαγωνισμό	Με δημόσιο διαγωνισμό
Μέχρι €50,000	10%	15%
Μεταξύ €50,001 και €100,000	15%	25%
Μεταξύ €100,000 και €200,000	20%	30%
Άνω των €200,000	25%	35%
Πίνακας 5: Διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών.

Η διάκριση με και χωρίς δημόσιο διαγωνισμό γίνεται διότι το διαχειριστικό φόρτος εργασίας στην περίπτωση δημόσιου διαγωνισμού είναι κατά πολύ μεγαλύτερο.

Η διαχειριστική χρέωση συμβολαίων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών κατανέμεται εξολοκλήρου στα κεντρικά κονδύλια.

10.

Διαδικασία Υπογραφής Συμβολαίου στις Περιπτώσεις όπου το ΠΚ συμβάλλεται για υλοποίηση Έργου Εφαρμοσμένης Έρευνας

Ο Τομέας Διαχείρισης Καινοτομίας της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας μπορεί να ετοιμάσει προσχέδιο συμβόλαιο βιομηχανικής έρευνας (πάνω σε πρότυπο που θα παρέχεται από τον Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας) το οποίο θα βασιστεί πάνω στη σύντομη πρόταση που θα υποβάλει ο υπεύθυνος ερευνητής /καθηγητής η οποία θα περιλαμβάνει το αντικείμενο της έρευνας και την περιγραφή και το πλάνο της εργασίας / έρευνας, τον προϋπολογισμό έργου και την αιτιολόγηση του προϋπολογισμού καθώς και την ομάδα έργου από το ΠΚ. Από τον υπεύθυνο ερευνητή / καθηγητή μπορεί να ζητηθούν επιπρόσθετες πληροφορίες και έγγραφα κατά τη διαδικασία αναθεώρησης της πρότασης.

Εάν ο χρηματοδότης και ο υπεύθυνος ερευνητής /καθηγητής ανάδοχος επιθυμούν να προχωρήσουν με την προτεινόμενη πρόταση, θα ετοιμαστεί ένα προσχέδιο συμβόλαιο βιομηχανικής έρευνας όπου θα ενσωματωθεί η εγκεκριμένη πρόταση με την περιγραφή της εργασίας και προϋπολογισμού μαζί με το συμφωνηθέν ποσό χρηματοδότησης, το χρονοδιάγραμμα πληρωμών και οποιαδήποτε βασική διανοητική ιδιοκτησία που είναι γνωστή στον υπεύθυνο ερευνητή / καθηγητή (PI – principal investigator – co-PIs) και η οποία θα καταχωρηθεί στο συμβόλαιο και ως ιστορικό ιδιόκτητης διανοητικής ιδιοκτησίας (background IP) για το ΠΚ.

Παράλληλα ο PI θα πρέπει επίσης να ξεκινήσει διαδικασία απόκτησης εγκρίσεων για την εκτέλεση της έρευνας στο Πανεπιστήμιο, όπου απαιτείται, και συμμόρφωση με τους εσωτερικούς κανονισμούς π.χ. conflict of interest, code of research conduct, ethical review, data protection.

Προτείνεται η συνεργασία του Διαχειριστή Έργου με την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας / Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας να ξεκινάει από τα πρώτα στάδια δημιουργίας του συμβολαίου και ίσως και πριν, κατά την διάρκεια των συζητήσεων με υποστήριξη στην δημιουργία και υπογραφή του συμφωνητικού εμπιστευτικότητας, NDA. Η έγκαιρη εμπλοκή της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας στα αρχικά στάδια δημιουργίας του συμβολαίου θα επισπεύσει την διαδικασία υπογραφής και της μετέπειτα παρακολούθησης του.

Η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας μπορεί να συμβουλεύσει τον Διαχειριστή Έργου στην δημιουργία και διαπραγμάτευση του συμφωνητικού δικτύου συνεργασίας (consortium agreement).

Τα στάδια της διαδικασίας υπογραφής συμβολαίου παρατίθενται πιο κάτω και διαφοροποιούνται ανάλογα με την περίπτωση που το ΠΚ είναι συντονιστής ή εταίρος σε ερευνητικό έργο το οποίο χρηματοδοτείται από πόρους δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών.

Εικόνα 1: Αποτύπωση των πηγών για την εξασφάλιση χρηματοδότησης της έρευνας

10.1

Το Πανεπιστήμιο Κύπρου ως Ανάδοχος Φορέας (coordinator) με ή χωρίς Δίκτυο Συνεργατών

Στάδια διαδικασίας

1)

Στην περίπτωση που το έργο θα υλοποιηθεί από δίκτυο συνεργασίας, ο Διαχειριστής του Έργου μεριμνά για την υπογραφή συμφωνητικό δικτύου συνεργασίας μεταξύ των εταίρων του έργου (consortium agreement). Η υπογραφή του συμφωνητικού μπορεί να προηγηθεί ή να ακολουθήσει την υπογραφή του συμβολαίου του έργου με τον χρηματοδότη, ανάλογα με τις πρόνοιες του γενικότερου πλαισίου εντός του οποίου θα διεκπεραιωθεί η εφαρμοσμένη έρευνα. Στις περιπτώσεις μη συμβατικών έργων, η υπογραφή του συμφωνητικού δικτύου συνεργασίας (consortium agreement) προτείνεται να υπογράφεται πριν την υπογραφή του συμβολαίου και ως πρότυπο συμφωνητικού δικτύου συνεργασίας (consortium agreement) θα χρησιμοποιείται το DESCA template (για συμφωνίες στην αγγλική γλώσσα) ή το συμφωνητικό δικτύου συνεργασίας του Ιδρύματος Προώθησης έρευνας (για συμφωνίες στην ελληνική γλώσσα). Το υπογεγραμμένο συμφωνητικό δικτύου συνεργασίας (consortium agreement) μπορεί να φτάσει στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας μέχρι και 2 μήνες από την έναρξη του συμβολαίου και το άνοιγμα φακέλου.

Ως Διαχειριστής Έργου θεωρείται ο Επιστημονικός Υπεύθυνος για την εκτέλεση του Έργου εκ μέρους του Πανεπιστημίου Κύπρου, ο όποιος μπορεί να είναι μέλος ΔΕΠ ή ειδικός επιστήμονας συνδεδεμένος με μέλος ΔΕΠ.

2)

Με ευθύνη του Διαχειριστή Έργου, ο Χρηματοδότης αποστέλλει στον Διαχειριστή Έργου το Συμβόλαιο για υπογραφή.

Ο Διαχειριστής Έργου μπορεί να προτείνει στον χρηματοδότη τη χρήση πρότυπων Συμβολαίων τα οποία τηρούνται στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας / Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας.

3)

Ο Διαχειριστής του Έργου αποστέλλει το Συμβόλαιο και άλλες σχετικές συμφωνίες, αν υπάρχουν, όπως π.χ. συμφωνίες δικτύου συνεργασίας, στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας για έλεγχο και υπογραφή.

4)

Η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας ελέγχει το συμβόλαιο και τυχόν τις άλλες σχετικές συμφωνίες για συμβατότητα με τους Κανόνες και Κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου και με τα θέματα προστασίας των διανοητικών δικαιωμάτων του ΠΚ, υφιστάμενων και μελλοντικών. Στην περίπτωση που απαιτούνται περαιτέρω εγκρίσεις, τις υποβάλλει στα αρμόδια σώματα ενημερώνοντας σχετικά τον Διαχειριστή Έργου. Στην περίπτωση που απαιτούνται τροποποιήσεις τις αποστέλλει με σχόλια στον Διαχειριστή Έργου. Στην περίπτωση που δεν απαιτούνται άλλες εγκρίσεις ή αλλαγές, ή έχουν ληφθεί οι απαιτούμενες εγκρίσεις, ή έχουν γίνει οι αναγκαίες τροποποιήσεις, το συμβόλαιο υπογράφεται από τον επικεφαλής του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας ή τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας (όπως περιγράφεται στην ενότητα 8. Υπογραφή συμβολαίων, 8.1 Συμβόλαια εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας στην σελίδα 12 της παρούσας πολιτικής).

5)

Η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας ενημερώνει ανάλογα τον Διαχειριστή Έργου.

6)

Αν υπάρχει δίκτυο συνεργασίας, ο Διαχειριστής Έργου ενημερώνει τους εταίρους του δικτύου και μεριμνά για την υπογραφή του εντύπου δέσμευσης (accession form) από τους εταίρους.

7)

Όλα τα έγγραφα (συμβόλαιο με χρηματοδότη, συμφωνία δικτύου συνεργασίας, έντυπα δέσμευσης και τυχόν άλλα έγγραφα) αρχειοθετούνται από την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας και ανοίγεται φάκελος διαχείρισης του έργου στο ηλεκτρονικό σύστημα.

10.2

Το Πανεπιστήμιο Κύπρου ως Εταίρος σε Δίκτυο Συνεργατών

Στάδια διαδικασίας

1)

Με ευθύνη του Διαχειριστή Έργου, ο Ανάδοχος Φορέας αποστέλλει στον Διαχειριστή Έργου το προτεινόμενο Συμφωνητικό Δικτύου Συνεργασίας (consortium agreement) και το Έντυπο Δέσμευσης (accession form). Η αποστολή αυτών των εγγράφων μπορεί να είναι πριν ή μετά την υπογραφή της συμφωνίας του χρηματοδότη με τον Ανάδοχο Φορέα, ανάλογα με τις πρόνοιες του γενικότερου πλαισίου εντός του οποίου θα διεκπεραιωθεί η εφαρμοσμένη έρευνα.

Ο Διαχειριστής Έργου μπορεί να προτείνει τη χρήση πρότυπων συμβολαίων ή/και Εντύπων Δέσμευσης τα οποία τηρούνται στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας.

2)

Ο Διαχειριστής Έργου αποστέλλει τη συμφωνία και άλλα σχετικά έγγραφα (αν υπάρχουν) στην Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας για έλεγχο και υπογραφή.

3)

Η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας ελέγχει τη συμφωνία και τυχόν άλλα σχετικά έγγραφα για συμβατότητα με τους Κανόνες και Κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου και με τα θέματα προστασία των διανοητικών δικαιωμάτων του ΠΚ, υφιστάμενων και μελλοντικών. Στην περίπτωση που απαιτούνται περαιτέρω εγκρίσεις, τις υποβάλλει στα αρμόδια σώματα και ενημερώνει σχετικά τον Διαχειριστή Έργου. Στην περίπτωση που απαιτούνται τροποποιήσεις τις αποστέλλει με σχόλια στον Διαχειριστή Έργου. Στην περίπτωση που δεν απαιτούνται άλλες εγκρίσεις ή αλλαγές, ή έχουν ληφθεί οι απαιτούμενες εγκρίσεις, ή έχουν γίνει οι αναγκαίες τροποποιήσεις, η συμφωνία και/ή το έντυπο Δέσμευσης υπογράφεται από τον επικεφαλής του Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας ή τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας Υποστήριξης Έρευνας (όπως περιγράφεται στην ενότητα 8. Υπογραφή συμβολαίων, 8.1 Συμβόλαια εφαρμοσμένης / βιομηχανικής έρευνας στην σελίδα 12 της παρούσας πολιτικής).

4)

Η Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας ενημερώνει ανάλογα τον Διαχειριστή Έργου.

5)

Όλα τα έγγραφα (συμφωνία δικτύου συνεργασίας, έντυπα δέσμευσης και τυχόν άλλα έγγραφα) αρχειοθετούνται από την Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας και ανοίγεται φάκελος διαχείρισης του έργου στο ηλεκτρονικό σύστημα.

11

Διαδικασία Υπογραφής Συμβολαίου στις Περιπτώσεις όπου το ΠΚ συμβάλλεται για την παροχή υπηρεσιών.

Στάδια διαδικασίας

1)

Σε περίπτωση παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών, ο διαχειριστής του έργου πριν από την υποβολή της προσφοράς, μεριμνά για την έγκριση από το Πρυτανικό Συμβούλιο ή/και από το Συμβούλιο Προσφορών και Οικονομικών του ΠΚ (ανάλογα με το ποσό (≤ ή ≥ €10,000) και όπως περιγράφεται στην ενότητα 8. Υπογραφή συμβολαίων, 8.2 Συμβόλαια παροχής υπηρεσιών στην σελίδα 12 της παρούσας πολιτικής).

2)

Με ευθύνη του Διαχειριστή Έργου, ο Χρηματοδότης αποστέλλει στον Διαχειριστή Έργου το Συμβόλαιο για υπογραφή.

Ο Διαχειριστής Έργου μπορεί να προτείνει στον χρηματοδότη τη χρήση πρότυπων Συμβολαίων τα οποία τηρούνται στην Υπηρεσία Υποστήριξη Έρευνας / Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας.

3)

Ο Διαχειριστής του Έργου αποστέλλει το Συμβόλαιο και άλλες σχετικές συμφωνίες, αν υπάρχουν, στην Υπηρεσία Υποστήριξη Έρευνας / Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας για έλεγχο.

Η Υπηρεσία Υποστήριξη Έρευνας / Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας ελέγχει το συμβόλαιο και τυχόν τις άλλες σχετικές συμφωνίες για συμβατότητα με τους Κανόνες και Κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου και με τα θέματα προστασίας και διαχείρισης των διανοητικών δικαιωμάτων του ΠΚ, υφιστάμενων και μελλοντικών. Στην περίπτωση που απαιτούνται περαιτέρω εγκρίσεις, τις υποβάλλει στα αρμόδια σώματα ενημερώνοντας σχετικά τον Διαχειριστή Έργου. Στην περίπτωση που απαιτούνται τροποποιήσεις τις αποστέλλει με σχόλια στον Διαχειριστή Έργου.

4)

Στην περίπτωση που δεν απαιτούνται άλλες εγκρίσεις ή αλλαγές, ή έχουν ληφθεί οι απαιτούμενες εγκρίσεις, ή έχουν γίνει οι αναγκαίες τροποποιήσεις, το συμβόλαιο υπογράφεται ανάλογα με το ποσό (≤ ή ≥ €10,000) όπως περιγράφεται στην ενότητα 8. Υπογραφή συμβολαίων, 8.2 Συμβόλαια παροχής υπηρεσιών στην σελίδα 12 της παρούσας πολιτικής.

5)

Όλα τα έγγραφα (συμβόλαιο με χρηματοδότη, έντυπα δέσμευσης ή/και τυχόν άλλα έγγραφα) αρχειοθετούνται από τις Οικονομικές Υπηρεσίες και ανοίγεται φάκελος διαχείρισης του έργου στο ηλεκτρονικό σύστημα.

12

Επικοινωνία και υποστήριξη

Δρ Αναστασία Κωνσταντίνου

Ανώτερη Λειτουργός

Επικεφαλής Τομέα Διαχείρισης Καινοτομίας

Υπηρεσία Υποστήριξης Έρευνας

Πανεπιστήμιο Κύπρου

Κτήριο Συμβουλίου - Συγκλήτου «Αναστάσιος Γ. Λεβέντης»

Τηλ.: (+357) 22894311

E-mail: [email protected]

13

Επικαιροποίηση πολιτικής

Η πολιτική αυτή θα αναθεωρείται σε ετήσια βάση εκτός κι αν προκύψει ανάγκη πριν παρέλθει το έτος. Η πρώτη έκδοση εγκρίθηκε στις 30/07/2019 από την Επιτροπή Προσωπικού και κανονισμών.

Επόμενη αναθεώρηση: 30/07/2020

Εγκρίθηκε κατά τη συνεδρία της Συγκλήτου αρ. 19/2019, ημερ. 03/07/2019 και επικυρώθηκε κατά την συνεδρία της Επιτροπή Προσωπικού και Κανονισμών αρ. 11/2019, ημερ. 30/7/2019.