1. Ορισμός
 
Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Πανεπιστημίου Κύπρου. Βοηθά το Πανεπιστήμιο να επιτύχει τους στόχους του, υιοθετώντας μια συστηματική και επαγγελματική προσέγγιση για την αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης.
 
2. Αποστολή
 
Αποστολή του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου, είναι η προσφορά ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης, των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και διαδικασιών διακυβέρνησης, συμβάλλοντας ουσιαστικά και αποτελεσματικά στην επίτευξη των στόχων της Διοίκησης του Πανεπιστημίου.
 
3. Στόχοι
 
Οι στόχοι του Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνουν:
 
• Την ανεξάρτητη τροφοδότηση και καθοδήγηση της Διοίκησης του Πανεπιστημίου με τα απαραίτητα στοιχεία, πληροφορίες και εισηγήσεις, για λήψη κατάλληλων διορθωτικών μέτρων και αποφάσεων.
 
• Την ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Εγκυκλίους και Αποφάσεις των Σωμάτων/Επιτροπών και άλλων Οργάνων.
 
• Τη διασφάλιση των Θεσμών και Αρχών Χρηστής Διοίκησης.
 
• Τη διασφάλιση της αποτελεσματικής αξιοποίησης και διαχείρισης των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου.
 
• Τη διαφύλαξη και διασφάλιση των Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου.
 
• Τον έλεγχο της αποδοτικής και αποτελεσματικής λειτουργίας των δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου, με στόχο τη μελλοντική βελτίωσή τους.
 
• Τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, των δικλίδων ασφαλείας, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, των στρατηγικών και της διαχείρισης των τομέων υψηλού κινδύνου.
 
• Τον έλεγχο των πληροφορικών συστημάτων και των ελέγχων που ενσωματώνονται σε αυτά, για να υποστηρίξουν τις διαδικασίες και στόχους του Πανεπιστημίου.
 
4. Εξουσίες
 
Οι Λειτουργοί του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου έχουν τις ακόλουθες εξουσίες:
 
• Πρόσβαση χωρίς περιορισμούς σε όλα τα Αρχεία (π.χ. βιβλία, έγγραφα, λογαριασμούς, συμβόλαια, πρακτικά, εντάλματα πληρωμής, τιμολόγια, κ.ά.), στα Περιουσιακά Στοιχεία και Ανθρώπινο Δυναμικό του Πανεπιστημίου, για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.
 
• Δικαίωμα να εισέρχονται στις κτηριακές εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου και να λαμβάνουν πληροφορίες και επεξηγήσεις που κρίνονται απαραίτητες, από οποιονδήποτε Λειτουργό, για τη διαμόρφωση γνώμης. Ο κάθε Λειτουργός οφείλει να ανταποκρίνεται έγκυρα και έγκαιρα στην παροχή όλων των πληροφοριών και επεξηγήσεων που του ζητούνται.
 
• Δικαίωμα να συνεργάζονται με ανεξάρτητους ελεγκτές και να λαμβάνουν συμβουλές από Ειδικούς, όταν αυτό κρίνεται αναγκαίο για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.
 
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής έχει επιπλέον την εξουσία:
 
• Για άμεση επικοινωνία με τον Πρόεδρο του Συμβουλίου, τον Πρύτανη, τον Πρόεδρο ή/και τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου, ή/και οποιαδήποτε άλλα άτομα κρίνει ότι θα πρέπει να τύχουν οποιασδήποτε άμεσης ενημέρωσης, για θέματα που προκύπτουν από τον έλεγχό του.
 
• Να επιλέγει αυτεπάγγελτα θέματα για έλεγχο, καθορίζει πεδία εργασίας και υιοθετεί τεχνικές που απαιτούνται για να επιτύχει τους ελεγκτικούς του στόχους.
 
• Να λαμβάνει πληροφορίες, στοιχεία, έγγραφα και επεξηγήσεις, που κρίνονται απαραίτητα για την ολοκλήρωση των ελεγκτικών του εργασιών, από οποιοδήποτε άτομο, οργανισμό, εταιρεία ή ίδρυμα, για διαμόρφωση της γνώμης του.
 
• Να εκφράζει απόψεις σε θέματα της αρμοδιότητάς του και να εισηγείται βελτιώσεις ή διορθώσεις σε θέματα που αφορούν νέες πολιτικές ή αλλαγές υφιστάμενης πολιτικής του Πανεπιστημίου.
 
5. Ανεξαρτησία
 
Η ανεξαρτησία του Εσωτερικού Ελέγχου επιτυγχάνεται υιοθετώντας τις ακόλουθες βασικές αρχές:
 
• Ο Εσωτερικός Ελεγκτής:
 
- Έχει τη δικαιοδοσία να διεξάγει αυτεπάγγελτα ελέγχους, σε θέματα που ο ίδιος κρίνει αναγκαίο.
 
- Υποβάλλει τις Εκθέσεις Ελέγχου, στην Επιτροπή Ελέγχου, για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο.
 
- Δεν έχει ευθύνη ή εξουσία σε δραστηριότητες που ελέγχει.
 
- Παρακάθεται στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου με την ιδιότητα του Γραμματέα.
 
- Θέτει τα σχετικά θέματα υπόψη της Επιτροπής Ελέγχου, αλλά, δεν έχει δικαίωμα ψήφου στη λήψη αποφάσεων.
 
- Παρακάθεται στις συνεδρίες Σωμάτων ή Επιτροπών με την Ιδιότητα του Παρατηρητή, όπου το Συμβούλιο κρίνει σκόπιμο.
 
• Οι Λειτουργοί του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου δε συμμετέχουν σε οποιεσδήποτε δραστηριότητες, τις οποίες θα ελέγξουν ή θα αξιολογήσουν και που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία τους και συγκεκριμένα:
 
- Δε διενεργούν οποιαδήποτε διοικητικά ή λειτουργικά καθήκοντα.
 
- Δεν αναπτύσσουν ή εγκαθιστούν προγράμματα και διαδικασίες
 
- Δε διενεργούν ή εγκρίνουν λογιστικές εγγραφές.
 
6. Ευθύνη
 
Ο Τομέας Εσωτερικού Ελέγχου έχει την ευθύνη να:
 
• Ετοιμάζει μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών εσωτερικού ελέγχου, βασισμένο στην αξιολόγηση κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών ελέγχου που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά / Εκτελεστικά Όργανα ή την Επιτροπή Ελέγχου και να το υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου για έγκριση.
 
• Ετοιμάζει Εκθέσεις Ελέγχου και να τις υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου, μαζί με τις απόψεις/σχόλια και εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, συνοψίζοντας τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις για επίλυση ή βελτίωση των θεμάτων που εγείρονται.
 
• Λαμβάνει γραπτές απαντήσεις από τα Ανώτερα Διοικητικά / Εκτελεστικά Όργανα, για τα διορθωτικά μέτρα που έγιναν ή που προγραμματίζονται να γίνουν, σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα από την ημερομηνία λήψης απόφασης από το Συμβούλιο. Αξιολογεί και παρακολουθεί τις προτεινόμενες ενέργειες.
 
• Συνεργάζεται με ανεξάρτητους ελεγκτές, όταν χρειάζεται, με σκοπό την παροχή βέλτιστης ελεγκτικής κάλυψης του Πανεπιστημίου.
 
• Χρησιμοποιεί εξωτερικές υπηρεσίες ή συμβουλές για κάλυψη των αναγκών διεκπεραίωσης των ελεγκτικών του εργασιών.
 
• Διερευνά ή βοηθά στη διερεύνηση σημαντικών υποψιών για πιθανές ενέργειες απάτης, ατασθαλίας, παρανομίας, παρατυπίας ή κακοδιαχείρισης μέσα στο Πανεπιστήμιο, μετά από οδηγίες της Επιτροπής Ελέγχου ή και αυτεπάγγελτα και υποβάλλει σχετικές εκθέσεις.
 
• Μεριμνά για τη διατήρηση επαγγελματικά καταρτισμένου προσωπικού στον Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου, με ικανοποιητικές γνώσεις, ικανότητες, εμπειρία και επαγγελματικά προσόντα, για να καλύπτει τις ανάγκες για διεκπεραίωση των εργασιών ελέγχου.
 
7. Εργασίες Εσωτερικού Ελέγχου
 
Οι εργασίες του Τομέα Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου και τον Κώδικα Δεοντολογίας και επικεντρώνονται:
 
• Στην παροχή μιας ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης των εσωτερικών συστημάτων ελέγχου και των διαδικασιών που ακολουθούνται για τη διαχείριση κινδύνων, ελέγχου και διοίκησης, όπως σχεδιάστηκαν από τις Αρχές του Πανεπιστημίου και λειτουργούν με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι:
 
- Οι τομείς υψηλού κινδύνου προσδιορίζονται κατάλληλα και ρυθμίζονται.
 
- Οι οικονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν την αληθινή και δίκαιη οικονομική κατάσταση του Πανεπιστημίου και οι διοικητικές και λειτουργικές πληροφορίες είναι ακριβείς, αξιόπιστες και έγκαιρες.
 
- Υπάρχει πλήρης εφαρμογή και συμμόρφωση με τις Πολιτικές, τα Πρότυπα, τις Διαδικασίες, τους Νόμους, τους Κανονισμούς, τους Κανόνες, τις Εγκυκλίους και τις Αποφάσεις των αρμοδίων Σωμάτων, Επιτροπών και Οργάνων του Πανεπιστημίου.
 
- Δεν υπάρχει διασπάθιση των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου και η διαχείρισή τους γίνεται με βάση τις αρχές της χρηστής διοίκησης.
 
- Η ποιότητα και η βελτίωση των εργασιών ενθαρρύνονται από τις διαδικασίες και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου.
 
- Τα σημαντικά νομοθετικά και ρυθμιστικά ζητήματα που παρουσιάζονται στο Πανεπιστήμιο αναγνωρίζονται και αντιμετωπίζονται κατάλληλα.
 
• Στη διεξαγωγή ειδικών ελέγχων, ερευνών, μελετών για διευκόλυνση των Αρχών στην λήψη ορθών και έγκαιρων αποφάσεων.
 
• Στη συνεργασία με το Γενικό Ελεγκτή για καλύτερο συντονισμό των εργασιών και επιτυχία στους κοινούς στόχους.
 
• Στη διεξαγωγή μελετών και άλλων εργασιών, οι οποίες κρίνονται απαραίτητες από τις Διοικητικές Αρχές του Πανεπιστημίου, για την αποτελεσματική λειτουργία του.
 
8. Προσφορά Συμβουλευτικών Υπηρεσιών
 
• Ο Εσωτερικός Ελεγκτής διεξάγει ή εξουσιοδοτείται να διεξάγει συμβουλευτικά έργα όταν αυτά:
 
- Βελτιώνουν τις λειτουργίες και τη διαχείριση κινδύνων και προσθέτουν αξία στο Πανεπιστήμιο.
 
- Δεν οδηγούν σε σύγκρουση συμφερόντων.
 
- Δε μειώνουν τις υποχρεώσεις του προς την Επιτροπή Ελέγχου.
 
• Οι συμβουλευτικές υπηρεσίες μπορεί να περιλαμβάνουν επίσημα έργα (π.χ. έργα προσδιορισμένα με γραπτές συμφωνίες) μέχρι και συμβουλευτικές δραστηριότητες (π.χ. η συμμετοχή σε μόνιμες ή προσωρινές Επιτροπές Διοίκησης ή Ομάδες Έργων).